Atsargų valdymas pagal buferius prekybos ir gamybos įmonėse

Šiame straipsnyje apžvelgiame, kas yra dinaminio buferinio atsargų valdymas, kodėl jis veiksmingesnis nei tradicinis min–max ir prognozių metodas. Taip pat kaip atsargų valdymo sistema StockM automatizuoja buferių valdymą, užsakymus ir padeda priimti asortimento sprendimus didmenininkams ir gamintojams, kurie dirba Baltijos šalyse, Šiaurės šalyse, Centrinėje ir kitose Europos dalyse.

Kas yra dinaminio buferio atsargų valdymas prekybos ir gamybos įmonėse?

Daugeliui didmenininkų ir gamintojų atsargų valdymas atrodo kaip nuolatinis balansavimas tarp per daug atsargų ir tarp svarbiausių prekių trūkumo. Dinaminio buferio atsargų valdymas leidžia ištrūkti iš šio rato. Toks metodas peržengia klasikinių modelių, tokių kaip min-max ir Excel prognozių ribas, ir remiasi iš anksto nustatytais buferiais, kurių dydis siejamas su realia paklausa ir tiekimo terminais.

Taikant buferių valdymo metodą, kiekvienai svarbiai prekei nustatomas aiškus buferis – dar kitaip vadinama planuojama prekės atsargų apsaugos zona. Buferio dydis priklauso nuo prekės svarbos, suvartojimo greičio ir tiekimo termino. Vien pažvelgę į likučius galite greitai suprasti, ar prekė yra saugioje zonoje, ar jau yra rizika pritrūkti, ar tiesiog prekės yra per daug ir ji įšaldo lėšas. Kai prekės paklausa keičiasi, buferis gali būti koreguojamas, kad atitiktų realybę.

Šis metodas ypač naudingas, kai dirbate su dideliu SKU skaičiumi, keliais distribuciniais sandėliais, daug parduotuvių ir kintančia paklausa. Tokiose situacijose problema paprastai būna ne darbuotojų aplaidume, o tai, kad komanda neturi paprasto bei aiškaus būdo matyti, kam dabar reikia skirti daugiausiai dėmesio. Buferių valdymo metodas būtent ir suteikia tokią platformą.

Apibrėžimas – atsargų valdymas pagal buferius

Atsargų valdymas pagal buferius – tai toks metodas, kai kiekviena prekė turi savo buferį, nustatomą pagal paklausą, tiekimo laiką ir svarbą verslui. Užsakymai, prioritetai ir asortimento sprendimai priimami remiantis buferio būsena.

Kuo šis metodas skiriasi nuo klasikinio min–max ir prognozavimo metodų?

Daugelyje Baltijos, Šiaurės ir Centrinės Europos įmonių klasikinis atsargų planavimas vis dar atrodo taip: min ir max lygiai nustatomi kartą ar du per metus, prognozės ruošiamos Excel failuose, o atsargų vadybininkai dirba viršvalandžius ir bando surasti neatitikimus tarp excel skaičių ir realybės. Rinka keičiasi, klientų elgesys kinta, dėl pasaulinės įtampos tiekimo grandinėse tiekimo terminai nėra stabilūs. Bet parametrai min-max ar prognozavimo modeliuose ilgą laiką išlieka tokie patys. Ir tai galiausiai lemia, kad planavimas virsta nuolatiniu gaisrų gesinimu.

Atsargų valdymo pagal buferius metodas remiasi priešingu principu. Vietoje pastangų tiksliai nuspėti ateitį, koncentruojamasi į tai, kaip greitai reaguoti į tai, kas vyksta dabar. Norint suprasti veikimo principą, užduokite šiuos klausimus:

• Kaip greitai konkreti prekė iš tiesų parduodama?
• Kiek patikimas yra tiekėjas?
• Kiek atsargų apsaugos (ar kitaip buferio) norime turėti būtent prekei?
  

Buferiai nustatomi pagal atsakymus į šiuos klausimus ir vėliau koreguojami, stebint realų prekės judėjimą laikui bėgant.

Šis metodas taip pat keičia prioritetų nustatymą ir matomumą. Klasikinėje sistemoje atsargų planuotojas dažnai mato ilgą SKU sąrašą be aiškios nuorodos, kuri prekė reikalauja skubaus veiksmo. Buferinėje aplinkoje SKU padėtis buferyje iš karto rodo, ar reikia imtis veiksmų. Taigi darbuotojas vietoj naršymo per nesibaigiančius sąrašus klasikiniuose metoduose, buferių valdymo metodu jis dirba tik su tais SKU, kuriems iš tiesų reikia dėmesio.

Galiausiai buferių valdymo metodas gerokai aiškiau sujungia operacijas ir finansus. Kalbėti, kad yra per daug atsargų ar per mažai atsargų yra labai abstraktu. Tuo tarpu buferių valdymo metodas leidžia kalbėti konkrečiai – apie konkrečias prekes ir jų buferius. Per mažas buferis reiškia trūkumo riziką, per didelis – finansinę riziką dėl įšaldytų pinigų.

Kas yra atsargų buferis ir kodėl jis svarbus prekės pasiekiamumui?

1. Buferį verta suvokti kaip sąmoningą sprendimą dėl apsaugos lygio nustatymo konkrečiai prekei. Tai nėra atsitiktinis saugos likutis – tai aiškiai matomas ir valdomas dydis. Vadinasi jūs nusprendžiate, jog šias prekes norite sandėliuoti.
2. Skirtingoms prekėms reikia skirtingo apsaugos lygio. Kritinės dalys ar žaliavos, be kurių stoja gamybos linija, ar geriausiai parduodama prekė parduotuvėje turi turėti didesnį buferį nei lėtai judantis C kategorijos SKU. Priešingu atveju arba nuolat trūks būtent tų prekių, kurių labiausiai reikia, arba bus per daug pinigų įšaldyta nereikalingose atsargose.
3. Buferiai padeda atskirti reikšmingus signalus nuo triukšmo. Jei atsiranda vienkartinis labai didelis užsakymas, bet prekė ir toliau išlieka savo buferio zonoje, dramatiškų išvadų bei veiksmų daryti nereikia. Tačiau jei prekės likutis nuolat krenta į apatinę buferio zoną, tai aiškus ženklas, kad apsaugos nepakanka. Ir priešingai, jei prekės likutis ilgą laiką laikosi virš buferio viršutinės ribos arba viršutinėje buferio zonoje, tai rodo, kad buferis per didelis ir jį galima mažinti, atsargas palaipsniui išparduodant.
   

Kaip atsargų buferiai veikia praktikoje?

Kad buferių valdymas būtų patogus kasdieniam darbui, buferiai paprastai dalijami į tris zonas: žalią, geltoną ir raudoną. Šios spalvos tarsi šviesoforas, leidžiantis atsargų planuotojui, greitai ir lengvai suprasti, kokia situacija su prekėmis yra sandėlyje.

• Žalia zona – viskas gerai, rizikos nėra. Jei konkrečios prekės atsargų lygis nuolat išlieka aukštas žaliame lygyje, tai signalas, kad buferis per didelis ir jį galima saugiai mažinti.
• Geltona zona – naudojate atsargų rezervą, tačiau situacija yra gera ir spėjate laiku atsatyti atsargų lygį.
• Raudona zona – reali grėsmė pritrūkti prekės ar žaliavos, reikia nedelsiant imtis veiksmų ir didinti buferį.
  

Analizuodami SKU elgesį laikui bėgant, matysite, kurios prekės didžiąją laiko dalį praleidžia žaliame lygyje – tokių prekių atsargas galima saugiai mažinti. Tos prekės, kurios dažnai atsiduria raudonoje zonoje, aiškiai parodo, į ką planuotojams reikia atkreipti dėmesį, todėl jums nereikia kasdien tikrinti kiekvieno SKU.

Buferių zonos taip pat yra pagrindinis atsargų kiekio valdymo įrankis. Jei matote, kad prekės likutis didžiąją dalį laiko praleidžia raudonoje zonoje, akivaizdu, jog kažkas negerai – arba buferis per mažas, arba įvyko didelė tiekimo terminų kaita, arba neteisingai nustatytas prekės papildymo ritmas. Jei prekės likutis nuolat būna virš žalios zonos ar žalioje zonoje, greičiausiai buferis per didelis arba per dažnai užsakoma.

Vieno SKU grafikas leidžia matyti prekės likučio judėjimą per ilgesnį laiką. Taigi galite matyti kokia situacija buvo „prieš” ir “po”. Pavyzdžiui galite aiškiai suprasti, kada pasikeitė paklausa ir prekės pradėjo trūkti arba atvirkščiai – prekės paklausa sumažėjo ir atsargų lygis tapo perteklinis. Prekės buferio elgesį nuolat analizuoja ir tokios automatizuotos atsargų sistemos kaip StockM.

Koks yra užsakymo procesas ir dažnis atsargų buferių valdymo sistemoje?

Buferių valdymo sistemoje užsakymo nereikia formuoti kiekvieną kartą, kai iš lentynos parduodama prekė ar jos dėžė. Dauguma įmonių užsakymus formuoja kartą per savaitę, kas dvi savaites ar kartą per mėnesį – dažniausiai tiekėjas ar sandėlis nustato užsakymų formavimo grafiką. Būtent reguliarus užsakymo formavimo grafikas yra tai, ko reikia buferių valdymo sistemai.

Sistema naudoja jūsų įprastą tiekimo grafiką ir tiekimo terminus bei vertina, kiek kiekvienas buferis buvo per laiką sunaudotas. Formuojant užsakymą, sistema pasiūlo, kiek reikėtų užsakyti prekės, kad buferis būtų atkurtas iki tikslinio lygio. Kuo didesnė paklausa, tuo daugiau siūlo užsakyti. Kuo paklausa mažesnė, tuo mažiau – kartais sistema gali visai nesiūlyti užsakyti, jei prekės buferis yra pilnas.

Tai reiškia, kad prekės vartojimas nekeičia užsakymo momento, jis keičia tik užsakymo dydį. Taip papildymo grafikas išlieka nuspėjamas tiekėjams, bet užsakymų kiekiai nuolat prisitaiko prie realios paklausos.

Planavimo ir pirkimų komanda turi aiškų procesą:

• Peržiūrėti naujai suformuotus užsakymus ir juos išsiųsti tiekėjams.
• Patikrinti prekes, kurioms dar neatėjo užsakymo formavimo laikas, tačiau jų likutis jau raudonoje zonoje ar baigėsi – galbūt joms reikalingas skubus užsakymas iš tiekėjo;
  

Kaip buferio valdymo logika įgyvendinama realiose įmonėse?

Įgyvendinimas neprasideda nuo parametrų derinimo ir realios situacijos supratimo. Paprastai analizuojama:

• Kur ir kodėl atsiranda prekių trūkumas?
• Kur atsargų akivaizdžiai per daug?
• Kiek patikimi yra tiekimo terminai?
• Kiek apyvartinių lėšų yra užšaldyta atsargose?
  

Kai matote šį vaizdą, lengviau nuspręsti, kuriuos SKU, sandėlius ar kategorijas tvarkyti pirmiausia.

Kitas žingsnis – nustatyti pradinius buferius. Tam reikalui analizuojama pardavimų istorija, paklausos kaita, tiekimo terminai, prekės svarbumas, ir pagal tai nustatomas buferio lygis kiekvienai prekei ar prekių grupei. Tuomet visa tai perkliama į planavimo sistemą, kad atsargų planuotojai vienoje vietoje matytų buferio būsenas, zonų spalvas ir siūlomus užsakymus.

Praktiškai nė viena organizacija nepakeičia savo darbo modelio vienu kartu. Paprastai pradedama nuo pilotinio projekto – vieno sandėlio, vienos kategorijos ar vienos produktų grupės, kur aiškiai matoma problema ir poveikis gali būti lengvai išmatuojamas. Pilotinio metu arsargų vadybininkai pradeda dirbti pagal naują logiką, ir po tam tikro laiko lyginami gauti rezultatai, t.y. kaip pasikeitė atsargų lygis, trūkumų ir pertekliaus skaičiai, atsargų payvartumas.

Kaip ir diegiant bet kurį kitą pokytį įmonėje, labai svarbūs procesai bei atsakomybės:

• Kas analizuoja kokias ataskaitas?
• Kada ir kaip dažnai tikrinami buferiai?
• Kaip tvarkomos išimtys?
• Kas gali keisti parametrus?
  

Be taisyklių net sudėtingiausias modelis liks teorija. Su aiškiai aprašytomis procedūromis buferinis atsargų valdymas tampa tvirta kasdienio valdymo praktika.

Kaip veikia atsargų dinaminis buferių valdymas su StockM?

Buferių valdymą būtų įmanoma daryti rankiniu būdu, bet tam reikėtų labai daug laiko ir pastangų. Būtent todėl buvo sukurta StockM sistema, kad automatizuotų vieną efektyviausių atsargų valdymo metodų.

StockM sistema – tai profesionali atsargų ir asortimento valdymo sistema, kurią naudoja didmenininkai, distributoriai ir gamintojai, norintys praktiškai taikyti buferių valdymą atsargose. Sistema naudoja jūsų pardavimų, likučių ir tiekimo terminų duomenis ir palaiko buferius kiekvienam valdomam SKU. Ji analizuoja, kaip SKU juda nuo žalios per geltoną į raudoną zoną, ir automatiškai parodo, kas šiuo metu svarbiausia:

• SKU raudonoje zonoje, kuriems reikia skirti dėmesio.
• SKU, kurių buferiai nuolat yra per dideli ar per maži.
• SKU, kuriems reikalingas buferio mažinimas, retesnis papildymas ar net išėmimas iš asortimento.
  

Atsižvelgdama į jūsų tiekimo grafikus ir tiekimo terminus, StockM sistema siūlo užsakymų kiekius būsimiems tiekimams. Jums nebereikia spėlioti, kada ir kiek užsakyti: sistema suformuoja naują užsakymą su apskaičiuotais užsakymo kiekiais, įvertinant įvairius kriterijus (MOQ, pakuotė ir pan.). Taip pat sistema gali automatiškai koreguoti buferius, jei jie yra per maži ar per dideli.

StockM padeda valdyti ir asortimentą, padeda nuspręsti:

• SKU raudonoje zonoje, kuriems reikia skirti dėmesio.
• SKU, kurių buferiai nuolat yra per dideli ar per maži.
• SKU, kuriems reikalingas buferio mažinimas, retesnis papildymas ar net išėmimas iš asortimento.
  

Kokius rezultatus įmonės gali pasiekti?

Jei buferių planavimas taikomas nuosekliai ir atsakingai bei jis palaikomas naudojant sistemą, įmonės paprastai mato dvigubą efektą: geresnį svarbiausių prekių prieinamumą ir racionalesnį bendrą atsargų lygį.

Distributoriams tai dažnai reiškia:

• Mažiau A‑prekių trūkumų.
• Mažiau skubių užsakymų.
• Kontroliuojamai mažinamą lėtai judančių ir perteklinių atsargų kiekį.
  

Vietoj aklo „karpymo per visur“, apyvartinės lėšos atlaisvinamos ten, kur buferiai akivaizdžiai per dideli, ir apsauga stiprinama ten, kur trūkumas labiausiai jaučiamas.

Gamintojams pokyčiai dažnai labiausiai matomi gamybos stabilume. Kai pagrindinės dalys ir žaliavos tinkamai apsaugotos buferiais, gamyba pradeda nebestrigti dėl vienos trūkstamos detalės. O ir pertekliniai likučiai kitose vietose gali būti sistemingai mažinami.

Remiantis daugiau nei 20 metų patirtimi ir darbu su daugiau nei 100 įmonių, StockM diegimo projektai dažnai rodo tokias tendencijas:

• Bendras atsargų likučių sumažėjimas 15–30% per 12–24 mėnesius nuo sistemos diegimo pradžios.
• Prarastų pardavimų (dėl atsargų trūkumo) sumažėjimas nuo maždaug 10% iki 3%.
• Perteklinių atsargų dalies sumažėjimas nuo ~40% iki 20%.
  

Šie rezultatai pasiekiami per 12–24 mėnesius, kai sistema įdiegta ir jos veikimo principai nuosekliai taikomi.

Žinoma, kiekviena įmonė yra skirtinga, todėl strategija pritaikoma pagal konkrečius finansinius rodiklius bei kitus apribojimus, su kuriais susiduria įmonės. Pavyzdžiui, prioritetas gali būti teikiamas A‑prekių tiekimo stabilumui užtikrinti, o kitų prekių laikini trūkumai gali būti laikomi priimtinais.

Kokias klaidas organizacijos daro, pereidamos prie buferinių valdymo?

Yra keletas pasikartojančių klaidų, į kurias verta atkreipti dėmesį:

• Buferiai – dar viena ataskaita. Šviesoforo tipo ataskaitos ir grafiniai vaizdai naudingi, bet nepadės, jei niekas nereaguos į raudonas ir žalias zonas, o veiksmai nebus susieti su aiškiomis taisyklėmis.
• Statiniai buferiai. Rinka, asortimentas ir pristatymo terminai nuolat keičiasi. Jei buferių dydžiai niekada neperžiūrimi, organizacija vėl susidurs su tomis pačiomis problemomis kaip ir su min-max nustatytais lygiais.
• Blogi duomenys. Jei sistemoje esantys tiekimo terminai neatitinka realybės, o pardavimų istorija nepilna buferių valdymo logikos laikytis bus sunku. Geriau pradėti ten, kur duomenys pakankamai patikimi, taip galėsite įsitikinti metodikos veikimu ir ją plėsti visoje įmonėje.
• Žmogiškojo faktoriaus ignoravimas. Žmonės, kurie daugelį metų sprendė problemas remdamiesi nuojauta ir paskutinės minutės sprendimais, natūraliai jausis įsprausti į rėmus, kai atsiranda naujos taisyklės. Vadovybei svarbu, kad atsargų planavimas pagal buferius nebūtų vertinamas kaip dar viena ataskaita, o būtų suprantamas kaip nauja kalba, kuria kalbama apie atsargas. Jei vadovai nuosekliai remiasi šia logika, likusi organizacijos dalis seks jų pavyzdžiu.
  

StockM padeda šias rizikas sumažinti:

• Sistema aiškiai rodo prioritetus.
• Fiksuoja pokyčius.
• Remiasi paprastomis taisyklėmis,todėl komandai lengviau priimti ir išlaikyti naują darbo būdą.

Ar atsargų buferių valdymas tinkamas jūsų įmonei?

Buferių valdymas atsargose dažniausiai tinka, kai:

• Dirbate su dideliu SKU ir sandėlių skaičiumi.
• Susiduriate su dažnais paklausos svyravimais.
• Matote, kad atsargose įšaldyta daug pinigų, tačiau servsio lygis vis tiek netenkina.

Jei dažnai sakote, kad turite per daug atsargų apskritai, bet vis tiek pritrūkstate svarbiausių prekių, esate puikus kandidatas pereiti prie buferių valdymo metodo.

Buferių valdymas ypač naudingas didmenininkams ir distributoriams, dirbantiems su keliais sandėliais, skyriais ar gamybiniais padaliniais. Tokiose struktūrose sunku suderinti lokalius sprendimus. Buferių valdymo logika ir tokios atsargų valdymo sistemos kaip StockM leidžia objektyviai palyginti prekių sandėliavimo vietas ir paskirstyti atsargas ten, kur jos generuoja didžiausią vertę.

Jei jūsų įmonė dirba tik su projektiniu, vienkartiniu produktu, buferiai bus tik viena iš sprendimo dalių – visvien reikės projektų planavimo ir ilgalaikio prognozavimo. Tačiau pasikartojančios produktų dalies, nuolat prekiaujamų SKU valdymas pagal buferius – efektyvus ir laiko patikrintas būdas.

Kaip pradėti dirbti šiuo būdu?

Pažvelkite į turimus duomenis. Pasirinkite dalį atsargų, pavyzdžiui, vieną sandėlį ar vieną produktų šeimą, ir užduokite sau kelis klausimus:

• Kur jums dažnai trūksta atsargų?
• Kur atsargų nuolat per daug?
• Kokios prekės iš tiesų kritinės pardavimams ar gamybai?

Tuomet galite suprojektuoti pirmuosius buferius ir iš karto pamatysite, kad sprendimai, priimami remiantis buferine logika, skirsis nuo šiandieninių.

Kitas žingsnis – struktūrizuotas pilotinis projektas. Pasirinkite sritį, kur problemos yra akivaizdžios ir poveikį nesunku pamatuoti. Nustatykite buferius, aprašykite, kaip atsargų planuotojai dirbs su naujais rodikliais, ir kelis mėnesius stebėkite, kas vyksta su serviso lygiu, skubiais užsakymais ir bendru atsargų kiekiu.

Kai pilotinis projektas parodo realius rezultatus, tiek skaičiais, tiek komandų patirtimi, buferių valdymo modelį galima plėsti į kitas sritis. Nuo to momento buferių atsargų valdymas tampa nebe projektu, o standartiniu būdu, kaip jūsų įmonė tvarko atsargas. Turint StockM sistemą, ši logika tiesiog atsiranda kasdieniuose ekranuose: matote buferius, prioritetus, siūlomus užsakymus ir asortimento sprendimus, paremtus realiu, nuolat atnaujinamu duomenų vaizdu.

DUK: StockM ir atsargų valdymas naudojant buferius