Atsargų valdymo sprendimų įtaka pinigų srautams

Vertindami dabartinę prekybos ir gamybos įmonių situaciją, labai dažnai matome tą patį vaizdą:

• mažėja pardavimai;
• vis sunkiau laiku atsiskaityti su tiekėjais;
• kiekvieną mėnesį jaučiamas apyvartinių lėšų trūkumas.

Natūralu, kad tokioje situacijoje vadovai pirmiausia ima ieškoti taupymo būdų. Ir pirmiausia, kas daugeliui ateina į galvą – atsargos, gulinčios sandėliuose ir parduotuvėse. Iš pirmo žvilgsnio tai atrodo logiškas žingsnis, tačiau būtent čia dažnai padaromos klaidos, kurios vėliau brangiai kainuoja. Problema slypi ne tik bendrame atsargų lygyje, bet kur konkrečiai užstringa pinigai ir kaip lėtai jie grįžta atgal į apyvartą. Štai pagrindinės klaidos, kurias daro įmonės, siekdamos suvaldyti situaciją.

Taupymas atsargų sąskaita

Pirmas impulsas susidūrus su finansiniais sunkumais – mažinti bendras išlaidas atsargoms, kadangi labai dažnai atsargos yra viena didžiausių įmonės investicijų ir jose yra įdėtas įmonei reikšmingas pinigų kiekis. Pradėjus riboti atsargų biudžetą, skaičiai ataskaitose išties atrodo gražiau, t.y. mažiau lėšų įšaldyta sandėlyje, todėl atrodo, jog ir rizika tarsi sumažėja. Tačiau toks taupymas pirmiausia paliečia greičiausiai judančias, daugiausia pardavimų generuojančias prekes. Lentynose trūkumai atsiranda būtent A kategorijos prekių grupėse, tuo tarpu mažiau apyvartos generuojančios ir lėčiau judančioa prekės, B ir C kategorijos prekės, guli sandėlyje.

Viso to rezultatas – krenta pardavimai dar labiau, nes klientai neberanda jiems įprastų ir reikalingų prekių. Ir nors buvo apribotas atsargų biudžetas, įmonė nejaučia palengvėjimo ir pinigų srautai nejuda greičiau. Kitaip tariant, prarandamas potencialus uždarbis iš stipriausių ir geriausiai dirbančių A kategorijos prekių.

Pigesni tiekėjai ir didesni užsakymai

Kitas dažnas žingsnis – ieškoti pigesnių tiekėjų. Mažesnės pirkimo kainos ir ilgesni mokėjimo atidėjimai iš pirmo žvilgsnio atrodo kaip privalumas. Tačiau kartu su pigesniais tiekėjais dažnai atsiranda papildomos sąlygos:

• didesni minimalūs užsakymo kiekiai;
• retesni pristatymai;
• mažiau lankstumo keičiant kiekius.

Praktikoje tai reiškia, kad tam, jog pasiektų nuolaidą ar nemokamą pristatymą, įmonės užsako daugiau vienetų nei iš tiesų reikia. Dalį šių prekių pavyksta parduoti, tačiau reikšminga jų dalis lieka sandėlyje ilgam. Jei nėra realios paklausos papildomai užsakytoms prekėms, sutaupymas vieneto kainoje virsta nuostoliu, t.y. apyvartinės lėšos įšaldomos lėtai judančiose atsargose, kurių nereikėjo, bet jos buvo užsakytos dėl didesnio minimalus užsakymo kiekio ar nemokamo pristatymo. Sandėlis atrodo pilnas, lentynos užpildytos, bet pinigai ir toliau nejuda, netgo priešingai – jie lieka įstrigę mažą vertę kuriančiuose produktuose. Tuo tarpu populiariausių prekių gali pradėti trūkti, nes bendras biudžetas atsargoms jau apribotas ir greitai užsakymo šioms prekėms įmonė negali padaryti, kadangi tiekėjas nustatė minimalų užsakymo kiekį.

Atsargų ir užsakymų planavimas pagal tiekėjo taisykles

Trečias labai paplitęs įprotis – pirkimus planuoti pagal tiekėjų reikalavimus. Daug įmonių atidėlioja užsakymus ir laukia, kol susirinks pakankamas eilučių skaičius, kad pasiektų minimalų užsakymo kiekį arba nemokamo pristatymo ribą. Ši logika dažnai taikoma beveik visam asortimentui.

Taip susidaro pavojinga situacija. Pamažu sandėlyje kaupiasi vis daugiau prekių, kurias klientai perka retai, o tuo pačiu vis dažniau pritrūksta prekių, kurias jie pirktų nuolat. Sandėlis pilnas, bendra atsargų vertė didelė, tačiau didelė šios vertės dalis „sėdi“ lėtai judančiose prekėse, kurių apyvartumas yra mažas.

Kliento akimis vaizdas dar kitoks – jis atėjęs į parduotuvę dažnai neranda būtent tų populiarių prekių, kurių jam reikia. Nors lentynos nėra tuščios, bet jos pilnos ne tų produktų. Taigi asortimentas neatitinka rinkos poreikių, klientai nusivilia ir išeina pas konkurentus. Ką tai reiškia jūsų įmonei? Pardavimai mažėja, nors sandėlyje ir parduotuvėse atsargų turite daug.

Gamyba visu pajėgumu

Gamybos įmonėse matome labai panašų scenarijų. Siekdamos efektyviai išnaudoti pajėgumus, jos dažnai laiko gamybos linijas įjungtas pilnu tempu net ir tada, kai pardavimų apimtys jau mažėja. Logika suprantama – įranga yra brangi, taigi įrangimų prastovos atrodo kaip nuostolis. Tačiau jei rinka traukiasi ir nereikalingas toks kiekis produkcijos, nuolatinė gamyba tik didina atsargų lygį.

Tai reiškia, kad prekės iš gamybos keliauja į sandėlį greičiau, nei iš sandėlio pas klientus. Kiekviena papildoma partija didina atsargas ir įšaldo vis daugiau apyvartinių lėšų. Tuo pat metu įtampa dėl lėtėjančių pinigų srautų auga, kadangi įsipareigojimai bankams, tiekėjams, darbuotojams niekur nedingsta. Ir dažniausiai apyvartinių lėšų problema atsiranda ne tik dėl to, kad mažėja pardavimai, bet dėl to, kad per daug pinigų įšaldyta neparduotoje produkcijoje.

Pagrindinė problema – pinigai “guli” ne ten, kur reikia

Apibendrinus visus šiuos elgsenos modelius, galima daryti išvadą, kad pagrindinė problema dažniausiai nėra ta, kad versle visiškai nėra pinigų. Tikroji problema ta, kad pinigai juda per lėtai ir sukaupiami netinkamuose produktuose:

• per daug investuojama į lėtai judančias prekes;
• per mažai investuojamaį greitai judančias;
• pirkimai planuojami pagal tiekėjo sąlygas, o ne pagal tikrą paklausą;
• klientai neberanda to, ko jiems reikia, ir palaipsniui renkasi kitus tiekėjus.

Tokioje situacijoje bandyti dar labiau sutaupyti atsargose dažniausiai sukelia atvirkštinį efektą:

• rinkos poreikių neatitinkantis ir silpnas asortimentas;
• sumažėję pardavimai;
• dar didesnis spaudimas dėl pinigų srautų;
• iš to sekantys dar didesni ribojimai.

Norint tai sustabdyti ir išeiti iš šio uždaro rato, atsargas reikia pradėti vertinti ne tik kaip kaštų eilutę ataskaitoje, o kaip valdomą investicijų portfelį.

A kategorijų prekių apyvartumas

Vienas pirmų žingsnių, ką turėtų padaryti įmonės – išsigryninti asortimentą ir aiškiai atskirti prekes pagal jų svarbą. Daugelyje įmonių apie 80% apyvartos sugeneruoja vos 8-12% prekių. Tai tikros A kategorijos prekės. B ir C kategorijos prekės kartu sudėjus atneša gerokai mažiau pajamų, tačiau dažnai šiose prekėse yra įšaldyta didžioji dalis apyvartinių lėšų ir atsargos guli sandėliuose.

Su A prekėmis logika paprasta – stengtis jų nepritrūkti net ir tada, kai susiduriama su finansiniais sunkumais, kadangi jos sudaro didžiausią pardavimų dalį, todėl joms turi būti priskiriamas aukščiauas prioritetas. Su B ir C prekėmis reikėtų elgtis kur kas atsargiau: pirkti mažesnius kiekius, rečiau, o geriausia – tik tuomet, kai yra aiškus kliento užsakymas ar išankstinis apmokėjimas. Taip išvengsite lėtai judančių atsargų kaupimo ir liks daugiau laisvų lėšų toms prekėms, kurios iš tiesų generuoja apyvartą ir neša naudą verslui.

Kitas svarbus momentas – žiūrėti ne tik į maržą. Dažnai geriau turėti prekę su šiek tiek mažesne marža, bet greitu apyvartumu, negu labai pelningą, bet vos judančią prekę. Greitai judančios prekės greičiau grąžina pinigus, o tai daug sveikiau pinigų srautams.

Prie didesnių pinigų srautų prisideda ir dažnesni, bet mažesni užsakymai iš lanksčių tiekėjų – tačiau jie turi būti daromi remiantis aiškia ekonomine logika ir sveiku protu, o ne vien todėl, kad taip parašyta taisyklėse. Vietoj didelių, rizikingų užsakymų vien dėl nuolaidų, įmonė gali daryti mažesnius užsakymus, taip greičiau reaguos į realią paklausą ir atsargų lygį priartins prie tikrosios paklausos.

Kitoks požiūris į atsargų valdymą

Labai paplitęs požiūris, jog atsargų valdymas – tai sandėlio ir logistikos valdymas. Visgi įvertinus, kiek kainuoja atsargos, laikomos sandėlyje, nesunku suprasti, jog tai viena didžiausių įmonės investicijų. Taigi kodėl su jomis nesielgiama, kaip su brangiai kainuojančia investiciją? Kodėl atsargų valdymui nėra skiriamas aukštas prioritetas ir resursai? Juk kiekviena atsargų eilutė – tai sandėlyje užsaldytas pinigų srautas, o kiekvienas prekių trūkumas – prarastas pardavimas. Būtent dėl šių priežasčių, atsargų valdymas turi būti vertinamas kaip svarbi finansų valdymo dalis. Ir tam reikia struktūrizuotos informacijos:

• kokie kiekiai ir kur laikomi;
• kuriose prekėse įšaldyta daugiausiai pinigų;
• kurių prekių dažniausiai trūksta;
• kurias atsargas galima saugiai mažinti.

Tokios informacijos neįmanoma pamatyti ir įvertinti, naudojant Excel ataskaitas ar vadovaujantis nuojauta. Reikalinga nuosekli sprendimų priėmimo sistema, kuri padeda nustatyti prioritetus, formuoti papildymo užsakymus ir matyti, kaip konkretūs sprendimai veikia tiek aptarnavimo lygį, tiek pinigų srautus.

StockM – specializuotas atsargų valdymo įrankis

StockM yra specializuota atsargų valdymo sistema, skirta vidutinėms ir didelėms įmonėms, kurios nori užtikrinti svarbiausių prekių prieinamumą ir tuo pačiu neįšaldyti pernelyg daug pinigų lėtai judančiose atsargose. Sistema paremta Apribojimų teorijos (TOC) principais ir vietoj statinių min/max ribų naudoja dinaminius atsargų buferius.

Praktiškai tai reiškia, kad StockM nuolat stebi realią paklausą ir tiekėjų patikimumą, vertina esamų buferių dydžių saugumą ir efektyvumą bei teikia rekomendacijas, kur ir kaip juos koreguoti. Sistema parodo, kur atsargos per mažos ir kelia riziką klientų aptarnavimui, o kur jos per didelės ir be reikalo įšaldo pinigus. Taip padedama išvengti ir greitai judančių prekių trūkumų, ir perteklinio lėtų prekių kaupimo.

Kadangi StockM tiesiogiai sieja atsargų sprendimus su apyvartinėmis lėšomis, vadovai aiškiai mato:

• kuriose prekių grupėse šiuo metu daugiausia įšaldyta pinigų;
• kurios prekės generuoja didžiausią pardavimų dalį ir turi būti prioritetinės,
• kur atsargų lygius galima saugiai mažinti nebloginant klientų aptarnavimo lygio.

Įmonės, kurios nuosekliai diegia tokį atsargų valdymo principą, dažniausiai susiduria su mažiau kritinių prekių trūkumų, turi mažesnį lėtai judančių prekių kiekį, užtikrina stabilesnius tiekimo srautus iš tiekėjų ir greitesnį pinigų apsisukimą atsargose. Kitaip tariant, atsargos ima dirbti efektyviau verslui, o ne tyliai dirbti prieš jį.

Norite sužinoti, kaip veikia StockM sistema ir kaip gali padėti valdyti atsargas bei pinigų srautus jūsų įmonėje? – Susisiekite!

Straipsnis parengtas, remiantis šaltiniu: „Brangiai kainuojančios atsargų valdymo klaidos. Kokios jos ir kaip jų išvengti?” Verslo Žinios