TOC buferio zonos: žalia, geltona, raudona

TOC metodikos atsargų valdymo pagrindinis įrankis yra buferis. Buferis yra skirstomas į 3 zonas: žalia, geltona ir raudona. Tarsi šviesoforo spalvos. Šios buferio spalvos padeda suprasti esamą atsargų būseną ir priimti kasdienius sprendimus be perteklinės informacijos. Buferio zonos aiškiai parodo, kurių prekių atsargos yra pakankamos, kurių prekių atsargos yra rizikingoje zonoje ir kurios reikalauja skubių veiksmų. Toliau pateikiame buferio zonų analizę ir jų reikšmę.

Ką reiškia žalia, geltona ir raudona buferio zonos?

TOC atsargų valdyme kiekviena prekė turi savo buferį – tam tikrą atsargų lygį, kuris suteikia apsaugą nuo galimų paklausos ir tiekimo pokyčių. Buferis yra padalytas į tris zonas:

• Žalia zona – saugi zona, reiškianti, kad atsargų turite pakankamai.
• Geltona zona – optimali zona; ji rodo, kad buferis pradedamas naudoti, tačiau jo vis dar pakanka.
• Raudona zona – pavojinga zona, kai atsargos tampa mažos arba kritiškai mažos.

Zonos matuojamos santykyje su buferio lygiu, o ne absoliučiai. Pavyzdžiui, jei prekės buferio lygis yra 300 vienetų, zonos gali būti tokios:

Raudona: 0–100 vienetų.

Žalia: 200–300 vienetų.

Geltona: 100–200 vienetų.

Žalia zona: kur „viskas gerai“ gali tapti „per gerai“

Žalia zona – prekės atsargos išlieka viršutinėje buferio dalyje. Tai yra tipiška ir saugi būsena, kai atsargų pakanka klientų paklausai tenkinti, nereikia imtis jokių veiksmų.

Tačiau žalia zona turi dvi būsenas:

• “Sveika žalia”: atsargos juda, prekė parduodama, atsargų lygis kinta viršutinėje buferio dalyje arba tarp geltonos ir žalios zonų, bet atsargų lygis nuolat nebūna per daug aukštas.
• “Per ilgai žalia”: atsargos nuolat išlieka aukštai viršutinėje buferio dalyje ar net virš jos, o pardavimai lėti. Tai reiškia, kad buferio dydis per didelis arba papildymas per dažnas.

Praktikoje žalia zona dažnai automatiškai laikoma gera būsena. TOC požiūriu nuolat žalia zona yra rodiklis, kad buferį ar papildymo laiką reikia mažinti. Jei atsargos visada vyrauja žalioje zonoje, greičiausiai turite per daug lėšų, įšaldytų atsargose.

Geltona zona: „kol kas viskas gerai“ signalas

Geltonojoje zonoje buferis yra naudojamas, tačiau vis dar nėra realios prarastų pardavimų rizikos. Atsargos perėjo iš viršutinės žalios komforto juostos, bet vis dar išlieka optimaliame lygyje šiuo tiekimo ciklo momentu.

Geltonoji zona parodo, kad:

• Prekė yra saugioje, kontroliuojamoje zonoje – korekcinių veiksmų nereikia.
• Maždaug pusė papildymo ciklo laiko jau praėjo, taigi buferis atlieka savo funkciją ir dar yra pakankamai laiko iki prekės papildymo atvykimo.

Kai prekė svyruoja tarp žalios ir raudonos zonų ir reguliariai praleidžia laiką geltonojoje zonoje, tai paprastai reiškia, kad buferis nustatytas tinkamas. Buferis aktyviai naudojamas papildymo ciklo metu, atsargos nekrenta į pavojingą lygį, o apyvartinės lėšos nėra įšaldomas pernelyg didelėse atsargose.

Raudona zona: reikalingi skubūs veiksmai ir buferio tikslinimas

Raudonoji zona reiškia, kad prekės atsargų lygis artėja prie apatinės buferio ribos arba krenta žemiau jos. Tai rodo, kad prekės pasiekiamumas grėsmės zonoje – jei paklausa išliks tokia pati ir greitu laiku neatvyks prekės papildymas, atsargos bus išbaigos ir klientų užsakymai nebus įvykdyti.

Raudonoji zona atsargų valdytojams rodo informaciją dviem lygiais:

• Operaciniu – kaip kasdieninė skubi užduotis.
  • Raudonos zonos prekė kasdien tampa skubiu prioritetu. Jai reikalingi veiksmai – tiekimo paspartinimas, užsakymų koregavimas, staigaus paklausos šuolio analizė ar viskas kartu. Komanda sprendžia realias problemas.
• Taktiniu – kaip buferio ar kitų sąlygų keitimo signalas.
  • Epizodiškai raudonojoje zonoje atsidūrusi prekė rodo, kad modelis veikia teisingai – buferiai turi būti naudojami. Nuolat raudonoje zonoje esanti prekė reiškia, kad kažkas negerai: buferis per mažas, tiekimo procesas per lėtas ar nepatikimas, arba papildymo ritmas neatitinka paklausos. Tokiais atvejais raudonoji zona yra signalas didinti buferį, patikslinti duomenis apie tiekimo laiką arba koreguoti užsakymų ciklą.

Kaip buferinių zonų naudojimas gali palengvinti atsargų vadybininko dieną?

Nenaudojant TOC metodikos, atsargų vadybininko diena dažnai prasideda nuo ilgo prekių sąrašo, kurį reikia patikrinti: prekės žemiau minimumo, virš maksimumo, prognozių išimtys, vėluojantys užsakymai. Kai kurios prekės iš tiesų kritinės, kitos – tik triukšmas, o prioritetai nustatomi remiantis nuojauta ir patirtimi.

Naudojant buferio zonas, atsargų vadybininko darbo diena tampa daug labiau struktūrizuota:

• Žalia zona – prekės, kurioms viskas gerai. Nereikia detalios kasdieninės analizės.
• Geltona zona – prekės, kurios šiuo metu yra optimaliame lygyje be prarastų pardavimų rizikos; buferis naudojamas taip, kaip ir turėtų būti.
• Raudona zona – prekės, kurioms reikia skubių veiksmų ir galimų buferio ar tiekimo sąlygų pakeitimų.

Taigi atdargų planavimas vyksta  nuosekliai ir dėmesys kreipiamas į tas prekes, kurių elgesys netikėtai pasikeitė, tačiau nereikia nuolat peržiūrėti viso prekių sąrašo. Todėl informacijos kiekis gerokai sumažėja, ir daugiau dėmesio skiriama tam nedideliam prekių kiekiui, kurio buferio elgesys yra iš tiesų kritiškas.

Kaip buferio zonos padeda užtikrinti nuolatinį tobulėjimą?

Zonos yra ne tik kasdienio sprendimų priėmimo įrankis. Jos taip pat yra pagrindinė priemonė sistemingai tobulinti įmonės atsargų valdymą.

Realybėje atsargų valdymo tobulinimas gali atrodyti taip:

• Jei prekė didžiąją laiko dalį praleidžia raudonojoje zonoje, klausiama:
  • Ar buferis per mažas ir jį reikia didinti?
  • Ar realūs tiekimo laikai yra ilgesni ar labiau kintantys nei manyta, taigi duomenis reikia koreguoti?
  • Ar dabartinį užsakymų ritmą reikia keisti į dažnesnį papildymą?
• Jei prekė didžiąją laiko dalį praleidžia žaliojoje zonoje, klausiama:
  • Ar buferis per didelis ir jį reikia mažinti? Ar užsakomi per dideli kiekiai arba per dažnai?
  • Ar prekė tapo mažiau svarbi nei anksčiau?
• Jei prekės likutis svyruoja tarp žalios ir geltonos zonų ir kartais paliečia raudonąją zoną, tai dažnai yra geras ženklas, kad buferis sureguliuotas tinkamai: buferio apsauga veikia, o apyvartinės lėšos nėra įšaldomos.

Atsargų valdymo skyrius gali peržiūrėti kelių mėnesių buferinių zonų istoriją. Grafikuose aiškiai matyti, kas vyko su kiekviena preke, ir sprendimai dėl buferio priimami remiantis tendencijomis, o ne atsitiktiniais įvykiais.

Paprastas buferio zonų pavyzdys

Paanalizuokime vieną prekę, turinčią šias sąlygas:

Buferis: 300 vienetų

Zonos:

• Žalia: 200–300 vienetų
• Geltona: 100–200 vienetų
• Raudona: 0–100 vienetų

Tiekimo schema:

• Užsakymai pateikiami kartą per mėnesį (kas 4 savaites).
• Tiekimo laikas nuo užsakymo iki pristatymo – 1 savaitė.

Bendras tiekimo ciklas: 5 savaitės (4 savaitės tarp užsakymų formavimo + 1 savaitė pristatymui).

Tiekimo ciklo pradžioje atsargos yra 280 vienetų (žalia zona). Atsargų vadybininkas žino, kad kitas papildymo užsakymas bus suformuotas pagal fiksuotą mėnesio grafiką, ir kad buferio dydis apskaičiuotas taip, jog prekės užtektų visą 5 savaičių ciklą. Prekės buferio spalva nekeičia užsakymo momento – užsakymo formavimą nustato kalendorius. Buferis ir zonos daro įtaką tik tam, kiek bus užsakyta.

Ciklo viduryje paklausa didėja, ir atsargos sumažėja iki 150 vienetų (geltona zona). Buferis atlieka savo funkciją – jis naudojamas, bet prekės yra pakankamai. Šiuo metu prarastų pardavimų rizikos dar nėra, nes buferis suprojektuotas taip, kad prekės užtektų 5 savaičių laikotarpiui.

Jei gerokai prieš planuotą papildymo datą atsargos jau patenka į raudonąją zoną ir ten išlieka, arba jei pristatymas vėluoja ilgiau nei viena savaitė, tai rodo, kad esamas buferis šiam 5 savaičių ciklui yra nepakankamas. Tai gali reikšti, kad:

• Buferis per mažas realiai penkių savaičių paklausai.
• Tikrasis tiekimo laikas yra ilgesnis ar tiekėjas nėra patikimas praktikoje.
• Tiekimo ciklas (4 savaitės tarp užsakymų formavimo + 1 savaitė pristatymui) šiai prekei yra per ilgas ir turi būti peržiūrėtas.

Kai ateina planuoto užsakymo data (kas 4 savaites), užsakymas pateikiamas todėl, kad atėjo laikas pagal tiekimo kalendorių, o ne dėl to, kad prekė tapo geltona ar raudona. Užsakomas kiekis apskaičiuojamas taip, kad prekė vėl būtų papildyta iki pilno buferio lygio kitam 5 savaičių ciklui, įvertinant viską, kas jau yra pakeliui.

Vertinant kelis tiekimo ciklus iš eilės:

• Jei prekė pakartotinai per anksti patenka į raudonąją zoną šio 5 savaičių ciklo metu, dar prieš kitą planuotą papildymą, tai aiškus signalas didinti buferį arba peržiūrėti tiekimo laiką ir užsakymo dažnumą.
• Jei prekė didžiąją laiko dalį praleidžia tarp 220 ir 300 vienetų, ir retai nukrenta žemiau žalios zonos, buferis greičiausiai per didelis šiam 5 savaičių ciklui, ir atsiranda pagrindas jį mažinti, siekiant atlaisvinti apyvartinės lėšas.

Tokia buferio valdymo logika taikoma nuosekliai ir kiekvienai sandėliuojamai prekei. Taigi buferis, kisdamas dinamiškai, prisitaiko taip, kad apsaugotų visą tiekimo ciklą (užsakymo dažnį + pristatymo laiką), o zonos parodo, ar ši apsauga tinkama, per maža ar per didelė.