Kai įmonėje trūksta apyvartinių lėšų, atsargos dažnai tampa viena pirmųjų sričių, į kurią atkreipia dėmesį vadovybė. Dažniausiai pirmasis klausimas skamba – „Kiek atsargų galime sumažinti?“
Tačiau šis klausimas iš tiesų yra apie pinigus, jau investuotus į atsargas, ir apie galimybę dalį jų atlaisvinti kitoms įmonės reikmėms. Atsargos nėra vien sandėlio sąnaudos ar balanso eilutė. Tai pinigai, sąmoningai investuoti į tiekimo grandinę tam, kad įmonė galėtų užtikrinti pardavimus, klientų aptarnavimą ir nenutrūkstamą gamybos ar tiekimo srautą.
Greitai parduodama prekė lentynoje padeda užtikrinti pajamas. Kritinio komponento turėjimas sandėlyje gali apsaugoti nuo gamybos prastovos. Iš anksto sukauptos sezoninės atsargos leidžia aptarnauti paklausą dar prieš tiekėjams spėjant papildyti prekes.
Kita vertus, atsargos naudoja įmonės pinigus tol, kol yra parduodamos, sunaudojamos, grąžinamos arba nurašomos. Atsargos, kurios nebeturi aiškaus ryšio su realiais pardavimais, klientų aptarnavimu ar gamybos poreikiu, gali riboti įmonės galimybes atsiskaityti su tiekėjais, investuoti į augimą, užtikrinti svarbiausių prekių prieinamumą ar reaguoti į paklausos pokyčius.
Todėl tikslas nėra mažinti atsargas bet kokia kaina. Tikslas – valdyti jas kaip investiciją: turėti tiek atsargų, kad būtų užtikrintas svarbiausių prekių srautas, tačiau nelaikyti daugiau, nei reikia esamai paklausai ir realioms tiekimo sąlygoms. Būtent čia susijungia atsargų ir apyvartinių lėšų valdymas.
Kodėl atsargos yra apyvartinių lėšų klausimas?
Finansinėse ataskaitose atsargos paprastai pateikiamos kaip trumpalaikis turtas. Jos dažniausiai vertinamos įsigijimo savikaina arba grynąja galimo realizavimo verte – priklausomai nuo to, kuri yra mažesnė. Jei prekės sugenda, pasensta, iš dalies pasensta arba tikėtina, kad bus realizuotos už mažesnę nei jų savikaina vertę, atsargų vertę reikia sumažinti. Tai yra apskaitos požiūris.
Valdymo požiūriu kiekviena sandėlyje laikoma prekė, žaliava, detalė ar komponentas reiškia pinigus, kuriuos įmonė jau panaudojo, nors pajamos iš šios prekės pardavimo ar panaudojimo dar nėra gautos. Šis kapitalas gali kurti vertę, kai jis:
- užtikrina paklausių prekių prieinamumą;
- padeda išlaikyti svarbių klientų aptarnavimo lygį;
- mažina prarastų pardavimų riziką;
- apsaugo gamybą nuo prastovų;
- padeda pasirengti sezoniškumui, akcijoms, sutartims ar dideliems klientų projektams;
- leidžia patikimai reaguoti į paklausą.
Todėl atsargos turi dvi funkcijas. Apskaitoje jos yra turtas, o veikloje – investicija į prekių prieinamumą ir prekių srautą.
Tačiau atsargose laikomas kapitalas taip pat tiesiogiai veikia likvidumą. KPMG atliktoje analizėje, apimančioje daugiau kaip 2 700 JAV viešųjų bendrovių, vidutinis atsargų apyvartumo dienų rodiklis padidėjo nuo 73 dienų 2020 m. iki 80 dienų 2024 m. Tuo pat metu pinigų konversijos ciklas 2024 m. siekė 89 dienas. Tai reiškia, kad įmonių pinigai ilgiau lieka būti atsargose, o padidėję atsargų lygiai buvo viena svarbiausių šio pokyčio priežasčių.
PwC atliktame tyrime atsargos apibūdinamos kaip „tylus neapibrėžtumo sugėrėjas“. Įmonės didina atsargų kiekius, kad apsisaugotų nuo tiekimo grandinės sutrikimų, tačiau tai gali mažinti likvidumą, didinti saugojimo sąnaudas ir prekių pasenimo riziką. PwC taip pat nurodo, kad 2024 m. kapitalui imliausiuose sektoriuose Europos Sąjungoje vidutinis atsargų laikymo laikotarpis siekė 90,2 dienos, palyginti su 68,6 dienos Šiaurės Amerikoje ir 62,8 dienos Jungtinėje Karalystėje.
Todėl kalbant apie atsargas ir jose įdėtus pinigus svarbiausias klausimas nėra „kiek atsargų sumažinti bendrai“. Svarbiau suprasti, kurios atsargos apsaugo pardavimus ir gamybos srautą, o kuriose kapitalas jau nebekuria pakankamos vertės.
Kada atsargos kuria vertę?
Atsargos kuria vertę tuomet, kai jos atlieka aiškią funkciją versle. Tinkamu laiku, tinkamoje vietoje ir tinkamu kiekiu laikoma prekė gali užtikrinti pardavimą, kuris kitu atveju būtų prarastas. Kritinis komponentas gali apsaugoti gamybos liniją nuo prastovos, o iš anksto sukauptos sezoninės atsargos gali leisti aptarnauti paklausos piką, kol tiekėjai dar neturi galimybės papildyti prekių.
| Atsargų pozicija | Kodėl ji gali kurti vertę? |
| Greitai parduodama prekė prekybos vietoje | Užtikrina prieinamumą ir padeda išvengti prarastų pardavimų |
| Kritinis gamybos komponentas | Padeda išlaikyti nepertraukiamą gamybos srautą |
| Atsargos žinomam sezoniniam paklausos pikui | Leidžia aptarnauti paklausą, kol įprastas papildymas dar negali sureaguoti |
| Prekė, rezervuota patvirtintam kliento įsipareigojimui | Padeda įvykdyti planuojamą pardavimą, sutartį, konkursą ar projektą |
| Atsargos vietoje, kur paklausa stabili | Trumpina reakcijos laiką ir gerina klientų aptarnavimą |
| Prekė, kuriai numatytas realus papildymo laikas | Suteikia reikiamą apsaugą iki kito tiekimo gavimo |
Ta pati prekė laikui bėgant gali keisti savo vaidmenį. Greitai parduodama prekė gali pradėti judėti lėčiau. Sezoninė prekė, sezonui pasibaigus, gali tapti pertekline. Tiekėjui pradėjus tiekti dažniau ir patikimiau, gali sumažėti vietinių atsargų poreikis. Prekė gali būti reikalinga viename sandėlyje, bet likti nepanaudota kitame.
Dėl to investicijas į atsargas reikia peržiūrėti reguliariai, o ne tik tada, kai įmonė jau susiduria su pinigų srauto problema.
Kada atsargos nustoja kurti vertę?
Atsargos reikalauja dėmesio tada, kai lieka sandėlyje, tačiau nebeatlieka aiškios komercinės ar veiklos funkcijos. Taip gali nutikti, kai:
- paklausa sumažėja arba persikelia į kitą prekę;
- prekė buvo pirkta akcijai, sezonui, projektui ar konkursui, kuris jau pasibaigė;
- atsargos įsigytos siekiant pasiekti tiekėjo minimalų užsakymo kiekį, nuolaidą, pilnos paletės kiekį ar transporto ribą;
- prekė laikoma vietoje, kur paklausa maža, nors kitoje vietoje jos reikia;
- tiekimo laiko prielaidos nebeatitinka realaus tiekėjo veikimo;
- papildymo parametrai nustatyti anksčiau ir ilgą laiką nebuvo peržiūrėti;
- prekė keičiama kita, išimama iš asortimento arba sensta;
- tam pačiam paklausos srautui saugos atsargos laikomos keliose tiekimo grandinės vietose.
Tokiose situacijose atsargos ir toliau įšaldo įmonės pinigus, tačiau vis mažiau prisideda prie prekių prieinamumo, pardavimų ar gamybos srauto. Svarbu tokius atvejus pastebėti anksti, kol įmonė dar turi daugiau pasirinkimų. Ji gali sumažinti arba sustabdyti būsimą papildymą, perkelti prekes į kitą vietą, inicijuoti išpardavimą, koreguoti kainodarą, komplektuoti prekes, susitarti dėl grąžinimo tiekėjui arba planuoti prekės išvedimą iš asortimento.
Kodėl vienodas mažinimas visoms prekėms nėra geras sprendimas?
Bendras atsargų mažinimo tikslas gali būti naudingas finansinis rodiklis, nes jis parodo, kiek pinigų šiuo metu yra atsargose. Tačiau vien tik šis tikslas nepasako, kurias konkrečiai atsargas reikia mažinti.
Jeigu visų prekių atsargų lygis mažinamas vienodai, įmonė rizikuoja sumažinti ir svarbiausių, greitai judančių ar daugiausia pajamų generuojančių prekių prieinamumą. Pasekmės gali būti prarasti pardavimai, klientų nepasitenkinimas, skubūs užsakymai iš tiekėjų, brangesnis transportas, gamybos vėlavimai ir didesnis pirkimų bei pardavimų komandų darbo krūvis.
Tuo pačiu metu perteklinių atsargų mažinimas dažniausiai nėra momentinis veiksmas. Vien tik sumažinus būsimus užsakymus, perteklinės prekės sandėlyje gali išlikti dar ilgą laiką. Joms gali reikėti papildomų veiksmų: perkėlimo, išpardavimo, kainodaros koregavimo, komplektavimo, grąžinimo tiekėjui ar išvedimo iš asortimento.
Galima ir priešinga situacija: įmonė turi didelę bendrą atsargų vertę, tačiau vis tiek nuolat susiduria su svarbiausių prekių trūkumu. Tokiu atveju problema yra ne vien bendras atsargų kiekis, o netinkamas jų paskirstymas tarp SKU ir vietų, į netinkamas prekes.
Todėl atsargų valdymas yra balansas tarp klientų aptarnavimo, sąnaudų ir apyvartinių lėšų. Kai kurioms kritinėms prekėms reikia didesnės investicijos į prieinamumą. Kitoms prekėms perteklinis kiekis tik mažina likvidumą ir didina saugojimo, pasenimo bei nurašymo riziką.
Atsargos yra daugiau nei tik vienas skaičius
Vadovybė dažnai mato bendrą atsargų vertę ir klausia, ar ji nėra per didelė. Tačiau šis klausimas yra per platus, kad padėtų priimti tikslų sprendimą.
Įmonė gali turėti iš pirmo žvilgsnio priimtiną bendrą atsargų vertę, bet netinkamą jos struktūrą:
- per daug atsargų laikoma lėtai judančiose SKU;
- per mažai atsargų yra greitai parduodamose ar strategiškai svarbiose prekėse;
- vienoje vietoje susidaro perteklius, o kitoje – trūkumas;
- dideli atsargų kiekiai susiformuoja dėl tiekėjų sąlygų, o ne dėl faktinio vartojimo;
- tam pačiam poreikiui saugos atsargos laikomos keliose tiekimo grandinės vietose.
Dėl šios priežasties atsargas reikia vertinti SKU ir vietos lygiu. Tik tada galima suprasti, kur konkrečiai yra įdėti pinigai, kokią funkciją atlieka tam tikra atsargų pozicija ir koks veiksmas būtų tinkamiausias.
Vertinant atsargas naudinga stebėti ne vien jų bendrą vertę, bet ir šiuos rodiklius:
- atsargų apyvartumą arba atsargų laikymo dienas;
- svarbiausių prekių prieinamumą;
- trūkumo atvejus ir prarastus pardavimus;
- greitai, lėtai ir visai nejudančias prekes;
- tiekimo laiko ir pristatymų patikimumą;
- prekės svarbą verslui;
- atsargų vertę pagal SKU ir vietą;
- nurašymo bei pasenimo riziką.
Kaip StockM padeda tai pamatyti praktiškai?
Mūsų darbo su klientais patirtis rodo, kad didžioji dalis įmonių nori mažinti atsargas. Daugeliu atvejų jos net žino, kiek atsargų yra nelikvidžios arba juda lėtai. Tačiau vien šios informacijos nepakanka, kad atsargos būtų efektyviai suvaldytos.
Pagrindinis iššūkis dažniausiai yra ne nustatyti, kad atsargų per daug. Sunkiausia yra suprasti:
- kurios konkrečios prekės ir kuriose vietose kelia problemą;
- kurios prekės svarbiausios pardavimams ir jų prieinamumui;
- ar atsargų perteklius susidarė dėl paklausos pokyčio, netinkamų parametrų, tiekimo sąlygų ar netinkamo paskirstymo tarp vietų;
- kokio konkretaus veiksmo reikia imtis kiekvienu atveju;
- kaip užtikrinti, kad ateityje problema nepasikartotų.
Įdiegus StockM sistemą, nustačius pirminius parametrus ir leidus sistemai veikti bent keletą tiekimo ciklų, tampa matoma išsami atsargų situacija SKU ir vietos lygiu. Analizė leidžia atskirti svarbiausias prekes ir jų prieinamumo bei trūkumo riziką, greitai judančias prekes, lėtai judančias prekes ir nelikvidžias pozicijas.
Tai leidžia atsisakyti vieno bendro sprendimo visoms prekėms. Vietoje jo įmonė gali sudaryti aiškias procedūras skirtingiems atvejams, kad darbuotojai žinotų konkrečius veiksmus:
| Situacija | Galimas veiksmas |
| Svarbi prekė nuolat priartėja prie trūkumo | Didinti buferį, peržiūrėti papildymo laiką arba tiekimo patikimumą |
| Greitai judanti prekė yra nepakankamai prieinama | Didinti atsargų buferį ir prioritetą papildymui |
| Prekė ilgą laiką juda lėtai | Mažinti būsimus užsakymus, peržiūrėti buferį arba išvedimo iš asortimento galimybes |
| Nelikvidi prekė nebeturi aiškaus poreikio | Stabdyti papildymą, inicijuoti išpardavimą, grąžinimą ir išvedimą iš asortimento |
| Vienoje vietoje yra perteklius, kitoje – trūkumas | Centralizuoti atsargų pildymą ir tiekti prekes pagal poreikį |
| Prekės poreikis sumažėjo, bet papildymo parametrai nepasikeitė | Mažinti buferį ir koreguoti papildymo taisykles |
StockM padeda ne tik identifikuoti tokias situacijas, bet ir sistemingai valdyti atsargų lygį. Prekėms, kurioms kyla pasikartojanti trūkumo rizika, sistema gali signalizuoti poreikį didinti atsargų buferį. Prekėms, kurių atsargų lygis ilgą laiką išlieka perteklinis, galima mažinti buferius ir stabdyti papildymą, kad pinigai nebūtų toliau investuojami į atsargas, kurių poreikis mažėja.
TOC metodika: kur laikyti atsargas?
Pagrindinis klausimas, į kurį įmonė turi atsakyti, yra: kur verta sutelkti dėmesį ir investuoti į atsargas, kad būtų užtikrintas prekių srautas, o kur šią investiciją galima saugiai mažinti?
Tai yra tikslesnis apyvartinių lėšų valdymo būdas. TOC metodikoje atsargų buferis yra sąmoningai nustatyta konkrečios prekės konkrečioje vietoje apsauga. Jo tikslas – turėti pakankamai atsargų pardavimams arba gamybai palaikyti, kol vyksta papildymas. Tikslas nėra kiekvienai prekei laikyti maksimalų įmanomą kiekį.
Toks požiūris padeda:
- išlaikyti atsargas ten, kur jos saugo pardavimus, klientų aptarnavimą ar gamybos tęstinumą;
- peržiūrėti prekes, kurioms nuolat kyla trūkumo rizika;
- identifikuoti prekes, kurių atsargos ilgą laiką išlieka didelės, palyginti su realiu poreikiu;
- mažinti arba stabdyti papildymą, kai perteklius tampa nuolatinis;
- priimti išpardavimo, grąžinimo, kainodaros ar asortimento sprendimus prekėms, kurios nebeturi aiškaus vaidmens;
- dirbti su tiekėjais dėl tinkamesnių užsakymo kiekių, pristatymo dažnumo ir papildymo sąlygų.
TOC pagrįstas atsargų valdymas naudoja buferius, kad apsaugotų prekių srautą nuo sutrikimų ir sutelktų dėmesį į sąlygas, galinčias paveikti prekių prieinamumą. Verslo vertė yra ne vien mažesnės atsargos. Svarbiausia – geresnė kontrolė, kur ir kodėl naudojamos įmonės apyvartinės lėšos.
Dinaminiai buferiai: prisitaikymas prie besikeičiančių sąlygų
Atsargų buferį galima suprasti kaip planuojamą investicijos lygį konkrečiam SKU konkrečioje vietoje. Tačiau jis turėtų būti kintantis tikslas, galiojantis priklausomai nuo to, kas vyksta rinkoje ar tiekimo grandinėje.
Keičiantis paklausai ir tiekimo sąlygoms, turi keistis ir tinkamas investicijos į atsargas lygis. Prekei, kurios vartojimas nuolat didėja, kurios papildymo laikas pailgėjo arba kurios svarba verslui išaugo, gali reikėti didesnio buferio. Prekei, kurios paklausa mažėja, kurios tiekimas tampa patikimesnis arba kurios atsargos nuolat perteklinės, gali reikėti mažesnio buferio ir mažesnės investicijos.
2021 m. publikuotas simuliacinis tyrimas „Evaluation of dynamic buffer management for adjusting stock level: a simulation-based approach“ parodė, kad dinaminis buferių valdymas gali stabiliai derinti du atsargų valdymo tikslus: prekių prieinamumą ir perteklinių atsargų kontrolę. Tyrimas taip pat pabrėžia, kad buferiai turėtų būti keičiami reaguojant į pasikartojančius pokyčius, o ne į vienkartinį paklausos svyravimą.
Praktikoje tai reiškia, kad įmonė neturėtų didinti ar mažinti atsargų vien dėl vieno neįprasto užsakymo. Svarbu stebėti, ar pokytis kartojasi, ar jis susijęs su nauja klientų paklausa, sezonu, tiekimo laiko pasikeitimu ar kitu realiu veiklos veiksniu.
Efektyvus atsargų valdymas yra bendras įmonės tikslas
Jei į atsargas žiūrime kaip į įmonės investiciją, tai ir įsitraukimas į atsargų valdymą turėtų būti ne tik tiekimo skyriaus reikalas. Geriausi atsargų investicijos rezultatai pasiekiami tada, kai ją kartu vertina finansų, pirkimų, pardavimų ir tiekimo komandos.
| Rodiklis | Ką jis padeda suprasti? |
| Bendra atsargų vertė | Kiek pinigų šiuo metu yra atsargose? |
| Atsargų vertė pagal SKU ir vietą | Kur tiksliai yra apyvartinės lėšos? |
| Lėtai judančios, senstančios ar nelikvidžios atsargos | Kur poreikis silpnėja arba paklausa jau yra išnykusi? |
| Svarbiausių prekių prieinamumas | Ar investicija į atsargas užtikrina pardavimus ir klientų aptarnavimą? |
| Trūkumo atvejai ir prarasti pardavimai | Kiek kainuoja prekių trūkumas? |
| Skubūs užsakymai ir brangus transportas | Paslėptos sąnaudos, atsirandančios dėl atsargų trūkumo |
| Atsargų apyvartumas arba atsargų dienos | Kaip greitai atsargos virsta pardavimais; šį rodiklį reikia vertinti kartu su prekių prieinamumu |
| Buferio elgsena laikui bėgant | Ar konkrečios prekės atsargų lygis yra per didelis, per mažas ar tinkamas? |
| Tiekėjų tiekimo laiko patikimumas | Ar atsargų lygiai atitinka realias tiekimo sąlygas? |
| Atsargų nurašymai | Ar atsargų vertė dar gali būti atgauta jas parduodant ar panaudojant? |
Finansų skyrius mato pinigus, įdėtus į atsargas, pinigų srautą, nurašymo riziką ir finansavimo kainą. Pirkimų skyrius mato tiekėjų sąlygas, užsakymų apribojimus, tiekimo laikus ir pristatymų patikimumą. Pardavimų skyrius mato klientų įsipareigojimus, paklausą, akcijas ir komercines galimybes. Tiekimo komanda mato gamybos poreikius, sandėlio pajėgumus ir užsakymų vykdymo rezultatus.
Naudinga bendra peržiūra neturi apimti kiekvieno SKU. Ji turėtų būti sutelkta į atsargų pozicijas ir pasikartojančius modelius, kuriems reikia konkretaus sprendimo.
Pavyzdys
Įsivaizduokite distributorių, kurio atsargose investuota 3 mln. EUR. Vadovybė nori pagerinti pinigų srautą ir siūlo 10 proc. sumažinti atsargas.
Vienodas mažinimas visose kategorijose teoriškai atlaisvintų 300 000 EUR. Tačiau jis kartu galėtų sumažinti svarbiausių ir daugiausia pajamų generuojančių prekių prieinamumą.
Detalus vertinimas SKU ir vietos lygiu gali parodyti kitokį vaizdą:
- kelių greitai parduodamų A kategorijos prekių nuolat trūksta;
- lėtai judančios prekės sandėlyje laikomos daug mėnesių;
- viename sandėlyje kai kurių prekių yra per daug, nors kitame jų trūksta;
- dalis atsargų nupirkta dideliais kiekiais, siekiant gauti tiekėjo nuolaidą arba pasiekti minimalų užsakymo kiekį;
- dalis prekių liko po pasibaigusios akcijos ar sezono.
Tikslingas sprendimas turėtų atrodyti taip: įmonė galėtų išlaikyti arba sustiprinti A kategorijos prekių prieinamumą, mažinti nuolatinio pertekliaus papildymą, jei įmanoma centralizuoti prekių tiekimą, derėtis su tiekėjais dėl tinkamesnių pristatymo sąlygų ir priimti išpardavimo ar asortimento valdymo sprendimus dėl nelikvidžių ar mažėjančio poreikio prekių.
Siekiamas rezultatas nėra vien 300 000 EUR mažesnės atsargos. Tai geresnis pinigų paskirstymas: mažiau pinigų įšaldyta mažos vertės atsargų pozicijose ir daugiau galimybių užtikrinti prieinamumą, atsiskaityti su tiekėjais, finansuoti augimą ar įgyvendinti kitus verslo prioritetus.
Atsargos yra verslo dalis, kuris turi būti valdoma kaip investicija
Atsargos yra būtina daugelio prekybos ir gamybos įmonių veiklos dalis. Jos užtikrina prieinamumą, saugo klientų aptarnavimo lygį, palaiko gamybos srautą ir leidžia reaguoti į paklausą.
Tačiau atsargos taip pat yra pinigai, kurie turi būti pagrįstai valdomi. Kiekviena atsargų pozicija turėtų turėti aiškų tikslą: patenkinti numatomą paklausą, apsaugoti svarbų kliento įsipareigojimą, užtikrinti gamybos tęstinumą, padengti realų papildymo laiką arba pasirengti žinomam ateities įvykiui. Kai šis tikslas pasikeičia, reikia peržiūrėti ir investiciją į atsargas.
Tai yra praktinis ryšys tarp atsargų ir apyvartinių lėšų valdymo. Ir tikslas yra nukreipti pinigus į atsargų pozicijas, kurios saugo pelningą srautą, ir atlaisvinti jį iš pozicijų, kurios šio vaidmens nebeatlieka.
Taikant TOC metodiką ir naudojant tokią sistemą kaip StockM, šis darbas tampa struktūrizuotu, nuolatiniu valdymo procesu: palaikyti reikiamas atsargas ten, kur jos svarbiausios, anksti atpažinti perteklių ir koreguoti investicijos lygį keičiantis realiai paklausai bei tiekimo sąlygoms.
Dažniausiai užduodami klausimai
Taip. Atsargos yra ne tik balanse apskaitomas trumpalaikis turtas, bet ir jau panaudotos įmonės lėšos. Jos tampa prasminga investicija tada, kai užtikrina paklausių prekių prieinamumą, padeda išvengti prarastų pardavimų, palaiko gamybos tęstinumą arba leidžia įvykdyti svarbius klientų įsipareigojimus.
Už prekes, žaliavas ar komponentus įmonė paprastai sumoka anksčiau, nei gauna pajamas iš jų pardavimo ar panaudojimo. Kol atsargos neparduotos, nesunaudotos, negrąžintos tiekėjui ar nenurašytos, jose lieka įšaldytos apyvartinės lėšos. Didesnis atsargų kiekis gali mažinti likvidumą ir riboti galimybes atsiskaityti su tiekėjais, investuoti į augimą ar pirkti paklausias prekes.
Ne. Vienodas atsargų mažinimas visose produktų grupėse gali sumažinti svarbiausių, greitai parduodamų ar kritinių gamybos prekių prieinamumą. Tai gali sukelti prarastus pardavimus, gamybos prastovas, skubius užsakymus ir brangesnį transportą dėl skubių užsakymų įgyvendinimo. Tikslas turėtų būti ne mažesnis bendras atsargų kiekis, o tinkamas atsargų lygis pagal konkrečią prekę ir jos laikymo vietą.
Atsargos kuria vertę, kai jos atlieka aiškią komercinę ar veiklos funkciją. Pavyzdžiui, greitai parduodama prekė prekybos vietoje padeda išvengti prarastų pardavimų, kritinis komponentas apsaugo gamybą nuo prastovos, o sezoninės atsargos padeda aptarnauti numatomą paklausos piką.
Atsargos tampa perteklinės, kai jų kiekis nebeatitinka realios paklausos ir tiekimo sąlygų. Taip gali nutikti sumažėjus paklausai, pasibaigus akcijai ar sezonui, sutrumpėjus tiekimo laikui, pagerėjus tiekėjo patikimumui, pasikeitus produktų asortimentui.
Dažniausiai problema yra ne bendras atsargų kiekis, o jų struktūra ir paskirstymas. Viename sandėlyje gali būti per daug lėtai judančių prekių, o kitoje vietoje gali trūkti greitai parduodamų produktų. Todėl atsargas svarbu vertinti SKU ir vietos lygiu.
Imtis aktyvių veiksmų. Pirmiausia reikėtų sustabdyti arba sumažinti būsimą papildymą, kad perteklius neaugtų. Toliau, atsižvelgiant į situaciją, galima perkelti prekes į vietą, kur yra paklausa, koreguoti kainodarą, formuoti rinkinius, organizuoti išpardavimą, grąžinti prekes tiekėjui arba planuoti jų išvedimą iš asortimento. Kuo anksčiau imtasi veiksmų, tuo daugiau galimybių atgauti atsargose įšaldytus pinigus.
Kiekinė nuolaida, minimalus užsakymo kiekis ar reikalavimas pirkti pilnomis paletėmis gali sumažinti vieneto pirkimo kainą, tačiau kartu paskatinti įsigyti daugiau, nei įmonei reikia artimiausiu laikotarpiu. Papildomos atsargos įšaldo pinigus, užima sandėlio plotą, didina prekių aptarnavimo kaštus bei pasenimo riziką. Todėl reikia vertinti ne tik vieneto kainą, bet ir visą finansinį poveikį įsigijus daugiau atsargų nei reikia.
Naudingi rodikliai apima atsargų vertę pagal SKU ir vietą, atsargų apyvartumą arba laikymo dienas, prarastus pardavimus, lėtai judančias ir nelikvidžias atsargas, tiekėjų tiekimo laiko patikimumą, nurašymus.
Atsargų buferis yra sąmoningai nustatytas konkrečios prekės apsaugos lygis konkrečioje vietoje. Jis skirtas užtikrinti, kad prekės pakaktų pardavimams ar gamybai, kol įvyks artimiausias papildymas. Buferio tikslas nėra laikyti maksimalų įmanomą kiekį, buferis padeda turėti pakankamai atsargų esamam vartojimui ir realioms tiekimo sąlygoms.
Paklausa, tiekimo laikas, tiekėjo patikimumas, produkto svarba ir asortimentas nuolat keičiasi. Buferis, kuris buvo tinkamas prieš metus, gali būti per mažas arba per didelis šiandien. Reguliarus buferių peržiūrėjimas padeda užtikrinti prekų prieinamumą ten, kur kyla trūkumo rizika, ir mažinti investicijas ten, kur susidaro nuolatinis perteklius.
StockM atsargų valdymo sistema padeda matyti atsargų situaciją SKU ir vietos lygiu, pamatyti trūkumo riziką, greitai bei lėtai judančias prekes ir nelikvidžias pozicijas. Sistema gali pateikti prioritetus pagal atsargų buferių būseną, rekomenduoti papildymo kiekius ir anksčiau pastebėti situacijas, kuriose atsargos nebeatitinka realios paklausos. Taip pat sistema rekomenduoja keisti buferius ar keičia pati automatiškai. Tai leidžia sustabdyti perteklinių atsargų papildymą, saugoti svarbiausių prekių prieinamumą ir nuosekliau valdyti apyvartines lėšas.
Kai įmonėje trūksta apyvartinių lėšų, atsargos dažnai tampa viena pirmųjų sričių, į kurią atkreipia dėmesį vadovybė. Dažniausiai pirmasis klausimas skamba – „Kiek atsargų galime sumažinti?“
Tačiau šis klausimas iš tiesų yra apie pinigus, jau investuotus į atsargas, ir apie galimybę dalį jų atlaisvinti kitoms įmonės reikmėms. Atsargos nėra vien sandėlio sąnaudos ar balanso eilutė. Tai pinigai, sąmoningai investuoti į tiekimo grandinę tam, kad įmonė galėtų užtikrinti pardavimus, klientų aptarnavimą ir nenutrūkstamą gamybos ar tiekimo srautą.
Greitai parduodama prekė lentynoje padeda užtikrinti pajamas. Kritinio komponento turėjimas sandėlyje gali apsaugoti nuo gamybos prastovos. Iš anksto sukauptos sezoninės atsargos leidžia aptarnauti paklausą dar prieš tiekėjams spėjant papildyti prekes.
Kita vertus, atsargos naudoja įmonės pinigus tol, kol yra parduodamos, sunaudojamos, grąžinamos arba nurašomos. Atsargos, kurios nebeturi aiškaus ryšio su realiais pardavimais, klientų aptarnavimu ar gamybos poreikiu, gali riboti įmonės galimybes atsiskaityti su tiekėjais, investuoti į augimą, užtikrinti svarbiausių prekių prieinamumą ar reaguoti į paklausos pokyčius.
Todėl tikslas nėra mažinti atsargas bet kokia kaina. Tikslas – valdyti jas kaip investiciją: turėti tiek atsargų, kad būtų užtikrintas svarbiausių prekių srautas, tačiau nelaikyti daugiau, nei reikia esamai paklausai ir realioms tiekimo sąlygoms. Būtent čia susijungia atsargų ir apyvartinių lėšų valdymas.
Kodėl atsargos yra apyvartinių lėšų klausimas?
Finansinėse ataskaitose atsargos paprastai pateikiamos kaip trumpalaikis turtas. Jos dažniausiai vertinamos įsigijimo savikaina arba grynąja galimo realizavimo verte – priklausomai nuo to, kuri yra mažesnė. Jei prekės sugenda, pasensta, iš dalies pasensta arba tikėtina, kad bus realizuotos už mažesnę nei jų savikaina vertę, atsargų vertę reikia sumažinti. Tai yra apskaitos požiūris.
Valdymo požiūriu kiekviena sandėlyje laikoma prekė, žaliava, detalė ar komponentas reiškia pinigus, kuriuos įmonė jau panaudojo, nors pajamos iš šios prekės pardavimo ar panaudojimo dar nėra gautos.
Šis kapitalas gali kurti vertę, kai jis:
- užtikrina paklausių prekių prieinamumą;
- padeda išlaikyti svarbių klientų aptarnavimo lygį;
- mažina prarastų pardavimų riziką;
- apsaugo gamybą nuo prastovų;
- padeda pasirengti sezoniškumui, akcijoms, sutartims ar dideliems klientų projektams;
- leidžia patikimai reaguoti į paklausą.
Todėl atsargos turi dvi funkcijas. Apskaitoje jos yra turtas, o veikloje – investicija į prekių prieinamumą ir prekių srautą.
Tačiau atsargose laikomas kapitalas taip pat tiesiogiai veikia likvidumą. KPMG atliktoje analizėje, apimančioje daugiau kaip 2 700 JAV viešųjų bendrovių, vidutinis atsargų apyvartumo dienų rodiklis padidėjo nuo 73 dienų 2020 m. iki 80 dienų 2024 m. Tuo pat metu pinigų konversijos ciklas 2024 m. siekė 89 dienas. Tai reiškia, kad įmonių pinigai ilgiau lieka būti atsargose, o padidėję atsargų lygiai buvo viena svarbiausių šio pokyčio priežasčių.
PwC atliktame tyrime atsargos apibūdinamos kaip „tylus neapibrėžtumo sugėrėjas“. Įmonės didina atsargų kiekius, kad apsisaugotų nuo tiekimo grandinės sutrikimų, tačiau tai gali mažinti likvidumą, didinti saugojimo sąnaudas ir prekių pasenimo riziką. PwC taip pat nurodo, kad 2024 m. kapitalui imliausiuose sektoriuose Europos Sąjungoje vidutinis atsargų laikymo laikotarpis siekė 90,2 dienos, palyginti su 68,6 dienos Šiaurės Amerikoje ir 62,8 dienos Jungtinėje Karalystėje.
Todėl kalbant apie atsargas ir jose įdėtus pinigus svarbiausias klausimas nėra „kiek atsargų sumažinti bendrai“. Svarbiau suprasti, kurios atsargos apsaugo pardavimus ir gamybos srautą, o kuriose kapitalas jau nebekuria pakankamos vertės.
Kada atsargos kuria vertę?
Atsargos kuria vertę tuomet, kai jos atlieka aiškią funkciją versle. Tinkamu laiku, tinkamoje vietoje ir tinkamu kiekiu laikoma prekė gali užtikrinti pardavimą, kuris kitu atveju būtų prarastas. Kritinis komponentas gali apsaugoti gamybos liniją nuo prastovos, o iš anksto sukauptos sezoninės atsargos gali leisti aptarnauti paklausos piką, kol tiekėjai dar neturi galimybės papildyti prekių.
| Atsargų pozicija | Kodėl ji gali kurti vertę? |
|---|---|
| Greitai parduodama prekė prekybos vietoje | Užtikrina prieinamumą ir padeda išvengti prarastų pardavimų. |
| Kritinis gamybos komponentas | Padeda išlaikyti nepertraukiamą gamybos srautą. |
| Atsargos žinomam sezoniniam paklausos pikui | Leidžia aptarnauti paklausą, kol įprastas papildymas dar negali sureaguoti. |
| Prekė, rezervuota patvirtintam kliento įsipareigojimui | Padeda įvykdyti planuojamą pardavimą, sutartį, konkursą ar projektą. |
| Atsargos vietoje, kur paklausa stabili | Trumpina reakcijos laiką ir gerina klientų aptarnavimą. |
| Prekė, kuriai numatytas realus papildymo laikas | Suteikia reikiamą apsaugą iki kito tiekimo gavimo. |
Ta pati prekė laikui bėgant gali keisti savo vaidmenį. Greitai parduodama prekė gali pradėti judėti lėčiau. Sezoninė prekė, sezonui pasibaigus, gali tapti pertekline. Tiekėjui pradėjus tiekti dažniau ir patikimiau, gali sumažėti vietinių atsargų poreikis. Prekė gali būti reikalinga viename sandėlyje, bet likti nepanaudota kitame.
Dėl to investicijas į atsargas reikia peržiūrėti reguliariai, o ne tik tada, kai įmonė jau susiduria su pinigų srauto problema.
Kada atsargos nustoja kurti vertę?
Atsargos reikalauja dėmesio tada, kai lieka sandėlyje, tačiau nebeatlieka aiškios komercinės ar veiklos funkcijos. Taip gali nutikti, kai:
- paklausa sumažėja arba persikelia į kitą prekę;
- prekė buvo pirkta akcijai, sezonui, projektui ar konkursui, kuris jau pasibaigė;
- atsargos įsigytos siekiant pasiekti tiekėjo minimalų užsakymo kiekį, nuolaidą, pilnos paletės kiekį ar transporto ribą;
- prekė laikoma vietoje, kur paklausa maža, nors kitoje vietoje jos reikia;
- tiekimo laiko prielaidos nebeatitinka realaus tiekėjo veikimo;
- papildymo parametrai nustatyti anksčiau ir ilgą laiką nebuvo peržiūrėti;
- prekė keičiama kita, išimama iš asortimento arba sensta;
- tam pačiam paklausos srautui saugos atsargos laikomos keliose tiekimo grandinės vietose.
Tokiose situacijose atsargos ir toliau įšaldo įmonės pinigus, tačiau vis mažiau prisideda prie prekių prieinamumo, pardavimų ar gamybos srauto. Svarbu tokius atvejus pastebėti anksti, kol įmonė dar turi daugiau pasirinkimų. Ji gali sumažinti arba sustabdyti būsimą papildymą, perkelti prekes į kitą vietą, inicijuoti išpardavimą, koreguoti kainodarą, komplektuoti prekes, susitarti dėl grąžinimo tiekėjui arba planuoti prekės išvedimą iš asortimento.
Kodėl vienodas mažinimas visoms prekėms nėra geras sprendimas?
Bendras atsargų mažinimo tikslas gali būti naudingas finansinis rodiklis, nes jis parodo, kiek pinigų šiuo metu yra atsargose. Tačiau vien tik šis tikslas nepasako, kurias konkrečiai atsargas reikia mažinti.
Jeigu visų prekių atsargų lygis mažinamas vienodai, įmonė rizikuoja sumažinti ir svarbiausių, greitai judančių ar daugiausia pajamų generuojančių prekių prieinamumą. Pasekmės gali būti prarasti pardavimai, klientų nepasitenkinimas, skubūs užsakymai iš tiekėjų, brangesnis transportas, gamybos vėlavimai ir didesnis pirkimų bei pardavimų komandų darbo krūvis.
Tuo pačiu metu perteklinių atsargų mažinimas dažniausiai nėra momentinis veiksmas. Vien tik sumažinus būsimus užsakymus, perteklinės prekės sandėlyje gali išlikti dar ilgą laiką. Joms gali reikėti papildomų veiksmų: perkėlimo, išpardavimo, kainodaros koregavimo, komplektavimo, grąžinimo tiekėjui ar išvedimo iš asortimento.
Galima ir priešinga situacija: įmonė turi didelę bendrą atsargų vertę, tačiau vis tiek nuolat susiduria su svarbiausių prekių trūkumu. Tokiu atveju problema yra ne vien bendras atsargų kiekis, o netinkamas jų paskirstymas tarp SKU ir vietų, į netinkamas prekes.
Todėl atsargų valdymas yra balansas tarp klientų aptarnavimo, sąnaudų ir apyvartinių lėšų. Kai kurioms kritinėms prekėms reikia didesnės investicijos į prieinamumą. Kitoms prekėms perteklinis kiekis tik mažina likvidumą ir didina saugojimo, pasenimo bei nurašymo riziką.
Atsargos yra daugiau nei tik vienas skaičius
Vadovybė dažnai mato bendrą atsargų vertę ir klausia, ar ji nėra per didelė. Tačiau šis klausimas yra per platus, kad padėtų priimti tikslų sprendimą.
Įmonė gali turėti iš pirmo žvilgsnio priimtiną bendrą atsargų vertę, bet netinkamą jos struktūrą:
- per daug atsargų laikoma lėtai judančiose SKU;
- per mažai atsargų yra greitai parduodamose ar strategiškai svarbiose prekėse;
- vienoje vietoje susidaro perteklius, o kitoje – trūkumas;
- dideli atsargų kiekiai susiformuoja dėl tiekėjų sąlygų, o ne dėl faktinio vartojimo;
- tam pačiam poreikiui saugos atsargos laikomos keliose tiekimo grandinės vietose.
Dėl šios priežasties atsargas reikia vertinti SKU ir vietos lygiu. Tik tada galima suprasti, kur konkrečiai yra įdėti pinigai, kokią funkciją atlieka tam tikra atsargų pozicija ir koks veiksmas būtų tinkamiausias.
Vertinant atsargas naudinga stebėti ne vien jų bendrą vertę, bet ir šiuos rodiklius:
- atsargų apyvartumą arba atsargų laikymo dienas;
- svarbiausių prekių prieinamumą;
- trūkumo atvejus ir prarastus pardavimus;
- greitai, lėtai ir visai nejudančias prekes;
- tiekimo laiko ir pristatymų patikimumą;
- prekės svarbą verslui;
- atsargų vertę pagal SKU ir vietą;
- nurašymo bei pasenimo riziką.
Kaip StockM padeda tai pamatyti praktiškai?
Mūsų darbo su klientais patirtis rodo, kad didžioji dalis įmonių nori mažinti atsargas. Daugeliu atvejų jos net žino, kiek atsargų yra nelikvidžios arba juda lėtai. Tačiau vien šios informacijos nepakanka, kad atsargos būtų efektyviai suvaldytos.
Pagrindinis iššūkis dažniausiai yra ne nustatyti, kad atsargų per daug. Sunkiausia yra suprasti:
- kurios konkrečios prekės ir kuriose vietose kelia problemą;
- kurios prekės svarbiausios pardavimams ir jų prieinamumui;
- ar atsargų perteklius susidarė dėl paklausos pokyčio, netinkamų parametrų, tiekimo sąlygų ar netinkamo paskirstymo tarp vietų;
- kokio konkretaus veiksmo reikia imtis kiekvienu atveju;
- kaip užtikrinti, kad ateityje problema nepasikartotų.
Įdiegus StockM sistemą, nustačius pirminius parametrus ir leidus sistemai veikti bent keletą tiekimo ciklų, tampa matoma išsami atsargų situacija SKU ir vietos lygiu. Analizė leidžia atskirti svarbiausias prekes ir jų prieinamumo bei trūkumo riziką, greitai judančias prekes, lėtai judančias prekes ir nelikvidžias pozicijas.
Tai leidžia atsisakyti vieno bendro sprendimo visoms prekėms. Vietoje jo įmonė gali sudaryti aiškias procedūras skirtingiems atvejams, kad darbuotojai žinotų konkrečius veiksmus:
| Situacija | Galimas veiksmas |
|---|---|
| Svarbi prekė nuolat priartėja prie trūkumo | Didinti buferį, peržiūrėti papildymo laiką arba tiekimo patikimumą. |
| Greitai judanti prekė yra nepakankamai prieinama | Didinti atsargų buferį ir prioritetą papildymui. |
| Prekė ilgą laiką juda lėtai | Mažinti būsimus užsakymus, peržiūrėti buferį arba išvedimo iš asortimento galimybes. |
| Nelikvidi prekė nebeturi aiškaus poreikio | Stabdyti papildymą, inicijuoti išpardavimą, grąžinimą ir išvedimą iš asortimento. |
| Vienoje vietoje yra perteklius, kitoje – trūkumas | Centralizuoti atsargų pildymą ir tiekti prekes pagal poreikį. |
| Prekės poreikis sumažėjo, bet papildymo parametrai nepasikeitė | Mažinti buferį ir koreguoti papildymo taisykles. |
StockM padeda ne tik identifikuoti tokias situacijas, bet ir sistemingai valdyti atsargų lygį. Prekėms, kurioms kyla pasikartojanti trūkumo rizika, sistema gali signalizuoti poreikį didinti atsargų buferį. Prekėms, kurių atsargų lygis ilgą laiką išlieka perteklinis, galima mažinti buferius ir stabdyti papildymą, kad pinigai nebūtų toliau investuojami į atsargas, kurių poreikis mažėja.
TOC metodika: kur laikyti atsargas?
Pagrindinis klausimas, į kurį įmonė turi atsakyti, yra: kur verta sutelkti dėmesį ir investuoti į atsargas, kad būtų užtikrintas prekių srautas, o kur šią investiciją galima saugiai mažinti?
Tai yra tikslesnis apyvartinių lėšų valdymo būdas. TOC metodikoje atsargų buferis yra sąmoningai nustatyta konkrečios prekės konkrečioje vietoje apsauga. Jo tikslas – turėti pakankamai atsargų pardavimams arba gamybai palaikyti, kol vyksta papildymas. Tikslas nėra kiekvienai prekei laikyti maksimalų įmanomą kiekį.
Toks požiūris padeda:
- išlaikyti atsargas ten, kur jos saugo pardavimus, klientų aptarnavimą ar gamybos tęstinumą;
- peržiūrėti prekes, kurioms nuolat kyla trūkumo rizika;
- identifikuoti prekes, kurių atsargos ilgą laiką išlieka didelės, palyginti su realiu poreikiu;
- mažinti arba stabdyti papildymą, kai perteklius tampa nuolatinis;
- priimti išpardavimo, grąžinimo, kainodaros ar asortimento sprendimus prekėms, kurios nebeturi aiškaus vaidmens;
- dirbti su tiekėjais dėl tinkamesnių užsakymo kiekių, pristatymo dažnumo ir papildymo sąlygų.
TOC pagrįstas atsargų valdymas naudoja buferius, kad apsaugotų prekių srautą nuo sutrikimų ir sutelktų dėmesį į sąlygas, galinčias paveikti prekių prieinamumą. Verslo vertė yra ne vien mažesnės atsargos. Svarbiausia – geresnė kontrolė, kur ir kodėl naudojamos įmonės apyvartinės lėšos.
Dinaminiai buferiai: prisitaikymas prie besikeičiančių sąlygų
Atsargų buferį galima suprasti kaip planuojamą investicijos lygį konkrečiam SKU konkrečioje vietoje. Tačiau jis turėtų būti kintantis tikslas, galiojantis priklausomai nuo to, kas vyksta rinkoje ar tiekimo grandinėje.
Keičiantis paklausai ir tiekimo sąlygoms, turi keistis ir tinkamas investicijos į atsargas lygis. Prekei, kurios vartojimas nuolat didėja, kurios papildymo laikas pailgėjo arba kurios svarba verslui išaugo, gali reikėti didesnio buferio. Prekei, kurios paklausa mažėja, kurios tiekimas tampa patikimesnis arba kurios atsargos nuolat perteklinės, gali reikėti mažesnio buferio ir mažesnės investicijos.
2021 m. publikuotas simuliacinis tyrimas „Evaluation of dynamic buffer management for adjusting stock level: a simulation-based approach“ parodė, kad dinaminis buferių valdymas gali stabiliai derinti du atsargų valdymo tikslus: prekių prieinamumą ir perteklinių atsargų kontrolę. Tyrimas taip pat pabrėžia, kad buferiai turėtų būti keičiami reaguojant į pasikartojančius pokyčius, o ne į vienkartinį paklausos svyravimą.
Praktikoje tai reiškia, kad įmonė neturėtų didinti ar mažinti atsargų vien dėl vieno neįprasto užsakymo. Svarbu stebėti, ar pokytis kartojasi, ar jis susijęs su nauja klientų paklausa, sezonu, tiekimo laiko pasikeitimu ar kitu realiu veiklos veiksniu.
Efektyvus atsargų valdymas yra bendras įmonės tikslas
Jei į atsargas žiūrime kaip į įmonės investiciją, tai ir įsitraukimas į atsargų valdymą turėtų būti ne tik tiekimo skyriaus reikalas. Geriausi atsargų investicijos rezultatai pasiekiami tada, kai ją kartu vertina finansų, pirkimų, pardavimų ir tiekimo komandos.
| Rodiklis | Ką jis padeda suprasti? |
|---|---|
| Bendra atsargų vertė | Kiek pinigų šiuo metu yra atsargose? |
| Atsargų vertė pagal SKU ir vietą | Kur tiksliai yra apyvartinės lėšos? |
| Lėtai judančios, senstančios ar nelikvidžios atsargos | Kur poreikis silpnėja arba paklausa jau yra išnykusi? |
| Svarbiausių prekių prieinamumas | Ar investicija į atsargas užtikrina pardavimus ir klientų aptarnavimą? |
| Trūkumo atvejai ir prarasti pardavimai | Kiek kainuoja prekių trūkumas? |
| Skubūs užsakymai ir brangus transportas | Paslėptos sąnaudos, atsirandančios dėl atsargų trūkumo. |
| Atsargų apyvartumas arba atsargų dienos | Kaip greitai atsargos virsta pardavimais; šį rodiklį reikia vertinti kartu su prekių prieinamumu. |
| Buferio elgsena laikui bėgant | Ar konkrečios prekės atsargų lygis yra per didelis, per mažas ar tinkamas? |
| Tiekėjų tiekimo laiko patikimumas | Ar atsargų lygiai atitinka realias tiekimo sąlygas? |
| Atsargų nurašymai | Ar atsargų vertė dar gali būti atgauta jas parduodant ar panaudojant? |
Finansų skyrius mato pinigus, įdėtus į atsargas, pinigų srautą, nurašymo riziką ir finansavimo kainą. Pirkimų skyrius mato tiekėjų sąlygas, užsakymų apribojimus, tiekimo laikus ir pristatymų patikimumą. Pardavimų skyrius mato klientų įsipareigojimus, paklausą, akcijas ir komercines galimybes. Tiekimo komanda mato gamybos poreikius, sandėlio pajėgumus ir užsakymų vykdymo rezultatus.
Naudinga bendra peržiūra neturi apimti kiekvieno SKU. Ji turėtų būti sutelkta į atsargų pozicijas ir pasikartojančius modelius, kuriems reikia konkretaus sprendimo.
Pavyzdys
Įsivaizduokite distributorių, kurio atsargose investuota 3 mln. EUR. Vadovybė nori pagerinti pinigų srautą ir siūlo 10 proc. sumažinti atsargas.
Vienodas mažinimas visose kategorijose teoriškai atlaisvintų 300 000 EUR. Tačiau jis kartu galėtų sumažinti svarbiausių ir daugiausia pajamų generuojančių prekių prieinamumą.
Detalus vertinimas SKU ir vietos lygiu gali parodyti kitokį vaizdą:
- kelių greitai parduodamų A kategorijos prekių nuolat trūksta;
- lėtai judančios prekės sandėlyje laikomos daug mėnesių;
- viename sandėlyje kai kurių prekių yra per daug, nors kitame jų trūksta;
- dalis atsargų nupirkta dideliais kiekiais, siekiant gauti tiekėjo nuolaidą arba pasiekti minimalų užsakymo kiekį;
- dalis prekių liko po pasibaigusios akcijos ar sezono.
Tikslingas sprendimas turėtų atrodyti taip: įmonė galėtų išlaikyti arba sustiprinti A kategorijos prekių prieinamumą, mažinti nuolatinio pertekliaus papildymą, jei įmanoma centralizuoti prekių tiekimą, derėtis su tiekėjais dėl tinkamesnių pristatymo sąlygų ir priimti išpardavimo ar asortimento valdymo sprendimus dėl nelikvidžių ar mažėjančio poreikio prekių.
Siekiamas rezultatas nėra vien 300 000 EUR mažesnės atsargos. Tai geresnis pinigų paskirstymas: mažiau pinigų įšaldyta mažos vertės atsargų pozicijose ir daugiau galimybių užtikrinti prieinamumą, atsiskaityti su tiekėjais, finansuoti augimą ar įgyvendinti kitus verslo prioritetus.
Atsargos yra verslo dalis, kuris turi būti valdoma kaip investicija
Atsargos yra būtina daugelio prekybos ir gamybos įmonių veiklos dalis. Jos užtikrina prieinamumą, saugo klientų aptarnavimo lygį, palaiko gamybos srautą ir leidžia reaguoti į paklausą.
Tačiau atsargos taip pat yra pinigai, kurie turi būti pagrįstai valdomi. Kiekviena atsargų pozicija turėtų turėti aiškų tikslą: patenkinti numatomą paklausą, apsaugoti svarbų kliento įsipareigojimą, užtikrinti gamybos tęstinumą, padengti realų papildymo laiką arba pasirengti žinomam ateities įvykiui. Kai šis tikslas pasikeičia, reikia peržiūrėti ir investiciją į atsargas.
Tai yra praktinis ryšys tarp atsargų ir apyvartinių lėšų valdymo. Ir tikslas yra nukreipti pinigus į atsargų pozicijas, kurios saugo pelningą srautą, ir atlaisvinti jį iš pozicijų, kurios šio vaidmens nebeatlieka.
Taikant TOC metodiką ir naudojant tokią sistemą kaip StockM, šis darbas tampa struktūrizuotu, nuolatiniu valdymo procesu: palaikyti reikiamas atsargas ten, kur jos svarbiausios, anksti atpažinti perteklių ir koreguoti investicijos lygį keičiantis realiai paklausai bei tiekimo sąlygoms.
DUK: ar atsargos yra investicija?
Taip. Atsargos yra ne tik balanse apskaitomas trumpalaikis turtas, bet ir jau panaudotos įmonės lėšos. Jos tampa prasminga investicija tada, kai užtikrina paklausių prekių prieinamumą, padeda išvengti prarastų pardavimų, palaiko gamybos tęstinumą arba leidžia įvykdyti svarbius klientų įsipareigojimus.
Už prekes, žaliavas ar komponentus įmonė paprastai sumoka anksčiau, nei gauna pajamas iš jų pardavimo ar panaudojimo. Kol atsargos neparduotos, nesunaudotos, negrąžintos tiekėjui ar nenurašytos, jose lieka įšaldytos apyvartinės lėšos. Didesnis atsargų kiekis gali mažinti likvidumą ir riboti galimybes atsiskaityti su tiekėjais, investuoti į augimą ar pirkti paklausias prekes.
Ne. Vienodas atsargų mažinimas visose produktų grupėse gali sumažinti svarbiausių, greitai parduodamų ar kritinių gamybos prekių prieinamumą. Tai gali sukelti prarastus pardavimus, gamybos prastovas, skubius užsakymus ir brangesnį transportą dėl skubių užsakymų įgyvendinimo. Tikslas turėtų būti ne mažesnis bendras atsargų kiekis, o tinkamas atsargų lygis pagal konkrečią prekę ir jos laikymo vietą.
Atsargos kuria vertę, kai jos atlieka aiškią komercinę ar veiklos funkciją. Pavyzdžiui, greitai parduodama prekė prekybos vietoje padeda išvengti prarastų pardavimų, kritinis komponentas apsaugo gamybą nuo prastovos, o sezoninės atsargos padeda aptarnauti numatomą paklausos piką.
Atsargos tampa perteklinės, kai jų kiekis nebeatitinka realios paklausos ir tiekimo sąlygų. Taip gali nutikti sumažėjus paklausai, pasibaigus akcijai ar sezonui, sutrumpėjus tiekimo laikui, pagerėjus tiekėjo patikimumui, pasikeitus produktų asortimentui.
Dažniausiai problema yra ne bendras atsargų kiekis, o jų struktūra ir paskirstymas. Viename sandėlyje gali būti per daug lėtai judančių prekių, o kitoje vietoje gali trūkti greitai parduodamų produktų. Todėl atsargas svarbu vertinti SKU ir vietos lygiu.
Imtis aktyvių veiksmų. Pirmiausia reikėtų sustabdyti arba sumažinti būsimą papildymą, kad perteklius neaugtų. Toliau, atsižvelgiant į situaciją, galima perkelti prekes į vietą, kur yra paklausa, koreguoti kainodarą, formuoti rinkinius, organizuoti išpardavimą, grąžinti prekes tiekėjui arba planuoti jų išvedimą iš asortimento. Kuo anksčiau imtasi veiksmų, tuo daugiau galimybių atgauti atsargose įšaldytus pinigus.
Kiekinė nuolaida, minimalus užsakymo kiekis ar reikalavimas pirkti pilnomis paletėmis gali sumažinti vieneto pirkimo kainą, tačiau kartu paskatinti įsigyti daugiau, nei įmonei reikia artimiausiu laikotarpiu. Papildomos atsargos įšaldo pinigus, užima sandėlio plotą, didina prekių aptarnavimo kaštus bei pasenimo riziką. Todėl reikia vertinti ne tik vieneto kainą, bet ir visą finansinį poveikį įsigijus daugiau atsargų nei reikia.
Naudingi rodikliai apima atsargų vertę pagal SKU ir vietą, atsargų apyvartumą arba laikymo dienas, prarastus pardavimus, lėtai judančias ir nelikvidžias atsargas, tiekėjų tiekimo laiko patikimumą, nurašymus.
Atsargų buferis yra sąmoningai nustatytas konkrečios prekės apsaugos lygis konkrečioje vietoje. Jis skirtas užtikrinti, kad prekės pakaktų pardavimams ar gamybai, kol įvyks artimiausias papildymas. Buferio tikslas nėra laikyti maksimalų įmanomą kiekį, buferis padeda turėti pakankamai atsargų esamam vartojimui ir realioms tiekimo sąlygoms.
Paklausa, tiekimo laikas, tiekėjo patikimumas, produkto svarba ir asortimentas nuolat keičiasi. Buferis, kuris buvo tinkamas prieš metus, gali būti per mažas arba per didelis šiandien. Reguliarus buferių peržiūrėjimas padeda užtikrinti prekių prieinamumą ten, kur kyla trūkumo rizika, ir mažinti investicijas ten, kur susidaro nuolatinis perteklius.
StockM atsargų valdymo sistema padeda matyti atsargų situaciją SKU ir vietos lygiu, pamatyti trūkumo riziką, greitai bei lėtai judančias prekes ir nelikvidžias pozicijas. Sistema gali pateikti prioritetus pagal atsargų buferių būseną, rekomenduoti papildymo kiekius ir anksčiau pastebėti situacijas, kuriose atsargos nebeatitinka realios paklausos. Taip pat sistema rekomenduoja keisti buferius ar keičia pati automatiškai. Tai leidžia sustabdyti perteklinių atsargų papildymą, saugoti svarbiausių prekių prieinamumą ir nuosekliau valdyti apyvartines lėšas.
Skaityti daugiau straipsnių
- Atsargos ir apyvartinės lėšos: ar atsargos yra įmonės investicija?
Skaityti daugiau straipsnių - TOC ar prognozavimas: TOC turėtų lemti kasdienius sprendimus dėl atsargų valdymo
Įmonės, kurios jau taiko paklausos prognozavimą, dažnai klausia: ar greta jo galima taikyti ir TOC (Apribojimų teorija) pagrįstą atsargų valdymą? Tai įmanoma, o pradėti vertėtų aiškiai apibrėžiant abiejų metodų vaidmenis. TOC turėtų būti pagrindinis metodas priimant kasdienius sprendimus dėl atsargų valdymo. - Kaip pereiti nuo „Excel + nuojautos“ prie TOC atsargų valdymo
Daugelyje didmeninės prekybos, distribucijos ir gamybos įmonių atsargų planavimas vyksta tarp Excel failų, ERP išrašų, tiekėjų el. laiškų ir kelių pagrindinių darbuotojų patirties. Darbuotojų patirtis turi didelę reikšmę. Už tam tikrą prekių grupę atsakingas darbuotojas ar planuotojas, dirbantis su ja ne vienus metus, paprastai puikiai pažįsta tiekėjus, klientus, sezoniškumą ir pasikartojančias problemas. Šios žinios tampa ypač svarbios netikėtai pasikeitus paklausai, atsiradus tiekimo pasikeitimams nuo įprasto darbo ritmo ar priimant komerciškai svarbų sprendimą dėl reikšmingo kliento.
