TOC ar prognozavimas: TOC turėtų lemti kasdienius sprendimus dėl atsargų valdymo

Įmonės, kurios jau taiko paklausos prognozavimą, dažnai klausia: ar greta jo galima taikyti ir TOC (Apribojimų teorija) pagrįstą atsargų valdymą?

Tai įmanoma, o pradėti vertėtų aiškiai apibrėžiant abiejų metodų vaidmenis.

TOC atsargų valdymas turėtų būti pagrindinis metodas priimant kasdienius sprendimus dėl atsargų valdymo. Jis remiasi faktiniu vartojimu, esamu atsargų lygiu, tiekimo laikais ir atsargų buferių pokyčiais, taip padėdamas nustatyti, kurioms prekėms reikia skirti dėmesį nedelsiant. Būtent šiuo lygmeniu ir turi būti priimami sprendimai, ką papildyti, į kokias atsargų trūkumo rizikas reaguoti pirmiausia, kur perkelti atsargas ir kur peržiūrėti atsargų apsaugos lygius.

Prognozavimui tenka pagalbinis vaidmuo. Jis padeda pasirengti būsimiems įvykiams dar prieš jiems atsispindint įprastuose vartojimo modeliuose: sezoniškumui, akcijoms, naujų produktų pristatymams, konkursams, dideliems klientų projektams, numatomiems rinkos pokyčiams ir tiekėjų įsipareigojimams planuoti.

Tai nėra pasirinkimas tarp TOC ir prognozavimo; tai sprendimas, kuris metodas turėtų būti taikomas konkrečioms užduotims atlikti.

TOC valdo kasdienį atsargų tvarkymo procesą, o prognozavimas padeda pasirengti ateičiai.

Supratus šį skirtumą, įmonė gali užtikrinti prekių prieinamumą ir efektyvų apyvartinių lėšų naudojimą šiandien, kartu iš anksto ruošdamasi reikšmingiems ateities pokyčiams.

Kodėl TOC turėtų būti kasdienio atsargų valdymo pagrindas?

Kasdienis atsargų valdymas yra veikla, susijusi su konkrečių veiksmų atlikimu.

Kasdien arba kiekvieno suplanuoto atsargų papildymo ciklo metu įmonei reikia praktiškų atsakymų į šiuos klausimus:

• Kurioms prekėms šiuo metu kyla didžiausia rizika pritrūkti?
• Kurias prekes reikia papildyti pirmiausia?
• Kokios prekės jau užsakytos arba šiuo metu pakeliui?
• Kurio tiekėjo vėlavimas labiausiai veikia prekių prieinamumą?
• Kurių prekių atsargų lygis viršija dabartinius vartojimo poreikius?
• Kurių prekių atsargų valdymo nustatymus reikia peržiūrėti dėl besikeičiančių realių sąlygų?

Šie sprendimai priimami nuolat kintančioje aplinkoje. Klientų užsakymai gaunami skirtingu metu, paklausa įvairiose vietose skiriasi, tiekėjų pristatymo laikas svyruoja, tenka vienas prekes keisti kitomis, akcijų rezultatai gali skirtis nuo pradinių lūkesčių, o didelis kliento užsakymas gali vėluoti kelias dienas ar savaites.

Prognozavimas gali suteikti kontekstą šiems įvykiams. Tačiau vienas pats jis negali operatyviai atspindėti kiekvieno kasdienio pokyčio.

TOC (Apribojimų teorijos) atsargų valdymo metodas sukurtas būtent tokiai veiklos aplinkai. Valdant atsargų papildymą ir nustatant prioritetus, remiamasi faktiniu vartojimu bei esamu atsargų lygiu. Atsargų buferis užtikrina reikiamą apsaugą, kol atsargos papildomos. Vėliau buferio elgsena parodo, ar esamas apsaugos lygis vis dar atitinka pasiūlos ir paklausos sąlygas.

TOC atsargų papildymo logikoje pagrindiniu signalu papildyti atsargas tampa faktinis vartojimas. Tikslas – užtikrinti prekių srautą remiantis realaus laiko informacija, o ne papildyti atsargas vien todėl, kad prognozė numato tam tikrą kiekį.

Ką TOC veikia praktikoje?

TOC atsargų valdymas pagal buferius padeda sutelkti dėmesį į sprendimus, kurie daro įtaką produktų prieinamumui ir investicijoms į atsargas šiandien.

Papildymo prioritetai

Įmonė, turinti šimtus ar tūkstančius SKU ir vietų derinių, negali skirti vienodo dėmesio kiekvienai prekei. TOC naudoja buferio būseną ir dabartinę atsargų būklę, kad išryškintų svarbiausias prekes.

Tai leidžia atsargų valdymo specialistams teikti pirmenybę prekėms, kurių sprendimai turės didžiausią įtaką klientų aptarnavimui, gamybos tęstinumui ir produktų srautui.

Papildymo kiekiai

TOC padeda nustatyti papildymo kiekius pagal dabartinę prekės padėtį ir tikslinį atsargų lygį (buferį). Skaičiuojant ir rekomenduojant užsakomą kiekį taip pat atsižvelgiama į prekės papildymo dažnumą, neįvykdytus užsakymus, gamybos terminus ir pirkimo apribojimus.

Užuot rankiniu būdu perskaičiavę kiekvienos prekės skaičius, atsargų valdymo specialistai gali peržiūrėti papildymo pasiūlymus ir sutelkti savo dėmesį į išimtis, kurioms reikia komercinių ar operacinių sprendimų.

Tiekimo rizika ir tiekimo laiko pokyčiai

Tiekėjų vėlavimai neretai iškreipia prekių suvartojimo situaciją ir sukelia riziką, kad prekės pritrūks. TOC atsargų valdymo sistema padeda komandai identifikuoti, į  kurias prekes reikia pirmiausiai atkreipti dėmesį ir spręsti prekių trūkumo atsiradimo priežastis.

Atsargų perteklius ir apyvartinės lėšos

TOC skirtas ne vien prekių trūkumo prevencijai. Jis taip pat padeda nustatyti prekes, kurių atsargos ilgą laiką gerokai viršija faktiniam vartojimui reikalingą atsargų lygį.

Nuolatinis perteklius įšaldo pinigus, taigi taip pat turi būti sprendžiamas: derėtis su tiekėju dėl palankesnių tiekimo sąlygų, mažinti buferį, inicijuoti aktyvesnio pardavimo veiksmus, peržiūrėti kainodarą arba planuoti prekės išėmimą iš asortimento. Taip galima tikslingai atlaisvinti apyvartines lėšas, jas nukreipiant į svarbiausias prekes.

Nuolatinis prisitaikymas

Paklausa ir tiekimo sąlygos keičiasi. TOC atsargų buferį vertina kaip parametrą, kurį reikia peržiūrėti pagal realų elgesį.

Pasikartojantis trūkumas gali rodyti, kad reikia didinti buferį, keisti papildymo dažnumą, peržiūrėti tiekimo laiko sąlygas arba tiekimo susitarimus. Nuolatinis perteklius gali rodyti, kad buferį galima mažinti. Šis grįžtamojo ryšio mechanizmas leidžia atsargų nustatymams keistis kartu su realia veiklos situacija.

Kur prognozavimas papildo TOC?

Kad ir kaip bekalbėtume apie prognozavimo netobulumą ir keliamas problemas, visgi visiškai jo atsisakyti realiame gyvenime nelabai įmanoma. Ypač situacijose, kai verslui reikia priimti sprendimus dar iki atsirandant faktiniam prekių ar žaliavų suvartojimui. Taigi apie prognozavimą kalbame, kai kalbame apie ateities įvykius ir pasiruošimą jiems.

Sezoniškumas

Įmonė gali žinoti, kad šildymo įrangos paklausa didėja prieš žiemą, sodo prekių – prieš pavasarį, o tam tikrų maisto produktų – prieš šventes.

Prognozavimas padeda pasirengti iš anksto: rezervuoti atitinkamus kiekius iš tiekėjų, suplanuoti transportą, numatyti sandėlio vietą ir nustatyti planuojamą sezoninį atsargų lygį.

Prasidėjus sezonui, kasdienę situaciją valdo TOC. Faktinis vartojimas ir buferio būsena parodo, kurioms prekėms ir vietoms reikia dėmesio paklausai vystantis ir atsiradus faktiniam suvartojimui.

Akcijos ir reklaminės kampanijos

Planuojama akcija gali sukurti paklausą, kurios įprasto vartojimo istorijoje dar nesimato. Pardavimų ir rinkodaros komandos gali pateikti numatomą paklausos augimą, akcijos trukmę, dalyvaujančias prekes ir vietas.

Ši informacija padeda prieš prasidedant kampanijai suplanuoti laikiną atsargų korekciją arba aiškiai apibrėžtą išimtį. Kampanijos metu TOC parodo, ar faktinis vartojimas atitinka lūkesčius ir kurioms prekėms reikia daugiau dėmesio.

Naujos prekės

Naujos prekės turi mažai arba visai neturi vartojimo istorijos. Pradinį atsargų sprendimą gali lemti prekės įvedimo į asortimentą planas, palyginamų prekių duomenys, pardavimų lūkesčiai, tiekėjo sąlygos ir strateginė prekės svarba.

Atsirandant faktiniam vartojimui, TOC vaidmuo didėja. Buferio elgsena parodo, ar planuotas pirminis prekės atsargų kiekis buvo per mažas, ar per didelis ir atitinkamai pagal tai daromos korekcijos.

Konkursai, sutartys ir dideli klientų projektai

Laimėtas konkursas, sutartis, planuojamas projekto pristatymas ar didelis kliento užsakymas gali sukurti paklausą, kuri nepatenka į įprastą papildymo modelį.

Prognozavimas ir išansktinis planavimas padeda pasirengti tiekimui ir atsargoms tokiam įvykiui. TOC tuo metu ir toliau valdo įprastą srautą aplink šią išimtį, todėl išskirtinė paklausa išlieka matoma ir neiškreipia reguliarių papildymo sprendimų.

Pajėgumų, tiekėjų ir finansinis planavimas

Prognozės taip pat svarbios sprendimams, kurių laiko horizontas ilgesnis:

• tiekėjų pajėgumų rezervavimui, t.y. kai tiekėjai gauna užsakymus iš daugelio klientų ir turi atitinkamai suplanuoti savo gamybos pajėgumus;
• metiniams ar sezoniniams pirkimo susitarimams įgyvendinti;
• gamybos pajėgumų ir darbuotojų planavimui, kai laukiamas paklausos šuolis ateityje;
• sandėlio ir transporto pajėgumų planavimui;
• finansiniams biudžetams ir pinigų srautų prognozėms;
• kategorijų augimo ar mažėjimo scenarijams.

Tai yra planavimo sprendimai. TOC atsargų valdymas jiems suteikia vertingos informacijos faktinį vartojimą, prieinamumo tendencijas, tiekimo laiko elgesį, pasikartojantį trūkumą ir atsargų perteklių. Tačiau prognozavimas išlieka pagrindine priemone pasirengti ateičiai.

TOC pirmiausia, prognozavimas antra: praktinis sprendimų modelis

Šis modelis padeda išvengti dviejų dažnų problemų:

• kai ilgalaikė prognozė naudojama kiekvienam kasdieniam SKU lygio papildymo sprendimui;
• kai vien faktinis vartojimas naudojamas įvykiams, apie kuriuos jau žinoma ir kuriems reikia pasirengti iš anksto.

Praktinis pavyzdys: pasirengimas žiemos paklausai

Įsivaizduokite šildymo įrangos distributorių.

Pavasarį ir vasarą vadovybė naudoja prognozavimą, kad pasirengtų rudens ir žiemos sezonui. Komanda vertina istorinius pardavimus, rinkos lūkesčius, planuojamas akcijas, tiekėjų pajėgumus, transporto galimybes, klientų įsipareigojimus ir finansines ribas. Ši informacija padeda iš anksto priimti sprendimus dėl tiekimo, pajėgumų ir sezoninių atsargų.

Čia prognozavimas kuria vertę.

Prasidėjus sezonui, realybė įvairiose prekių grupėse ir vietose klostosi skirtingai. Viename regione šaltis ateina anksčiau. Viena prekių grupė parduodama greičiau nei tikėtasi. Tiekėjas vėluoja pristatyti svarbią prekių liniją. Kita kategorija atsilieka nuo sezoninio plano.

Tuomet jau kalbama apie besikeičiančia situaciją ir kasdieninius klausimus:

• Kurioms prekėms kyla didžiausias prieinamumo rizika?
• Kurią vietą reikia papildyti pirmiausia?
• Kuris vėluojantis pristatymas labiausiai paveiks klientų aptarnavimą?
• Kurios prekės gali būti papildomos įprastu tiekimo ritmu?
• Kurias sezonines atsargų pozicijas reikia peržiūrėti?
• Kur atsargos tampa perteklinės, palyginti su faktiniu vartojimu?

Tai yra TOC atsargų valdymo klausimai.

Prognozavimas padėjo įmonei pasirengti žiemai. TOC padeda valdyti atsargų srautą žiemos metu.

Prognozės turėtų padėti planuoti išimtis, o ne nuolatinį triukšmą

Viena dažna praktinė problema atsiranda tada, kai žinomi ateities įvykiai įtraukiami į bendrą kasdienę prognozę, o po įvykio pabaigos išlieka sistemoje. Dėl to atsargų tiksliniai lygiai gali būti dirbtinai aukšti ir kauptis perteklius. Todėl tokius įvykius reikia aiškiai atskirti  ir valdyti kaip planuotas, riboto laiko išimtis.

Pavyzdžiui, planuojama akcija gali turėti:

• dalyvaujančias prekes;
• numatomą kiekį arba paklausos augimą;
• paveikiamas lokacijas;
• planuojamą pradžios ir pabaigos datą;
• numatytą tiekimo ar pajėgumų sprendimą;
• už peržiūrą atsakingą asmenį;
• datą, nuo kurios grįžtama prie įprastos papildymo logikos.

Taip įmonė gali iš anksto pasirengti, bet kasdienį atsargų valdymą išlaikyti susietą su faktiniu vartojimu.

Kas vyksta, kai prognozė ir realybė skiriasi?

Prognozės ir realybės skirtumai yra normalūs. Jų vertė yra ta, kad jie parodo, kur reikia peržiūrėti prielaidas. Kai paklausa viršija prognozę, TOC metodika padeda nustatyti tiesioginį prieinamumo prioritetą ir reikalingą papildymo veiksmą. Komercijos komanda tuomet gali įvertinti, ar paklausos pokytis yra laikinas, sezoninis, susijęs su konkrečiu klientu ar ilgalaikis.

Kai paklausa išlieka mažesnė nei prognozuota, TOC metodika padeda pamatyti, kur atsargų apsaugos lygis jau tapo per didelis, palyginti su faktiniu vartojimu. Komanda gali mažinti buferius arba planuoti kitus išpardavimo ar grąžinimo veiksmus.

Abiem atvejais TOC metodika ir prognozavimas turi skirtingas atsakomybes:

• TOC metodika valdo dabartinį operacinį atsaką.
• Prognozavimas peržiūrimas, kad ateityje būtų galima geriau pasirengti.

Tai leidžia išvengti situacijos, kai kiekvienas prognozės nukrypimas tampa priežastimi rankiniu būdu keisti kiekvienos prekės kasdienius užsakymo kiekius.

Atsargų valdymas su StockM sistema

StockM sistemoje yra įdiegta TOC dinaminio buferio valdymo metodika, kuri padeda įmonėms valdyti esamą atsargų situaciją per buferiais paremtus prioritetus, papildymo rekomendacijas, tiekimo ir atsargų pozicijų matomumą bei pasikartojančių trūkumo ar pertekliaus mažinimą. Atsargų planuotojai kasdien mato aiškų užduočių sąrašą, kurį rekomenduojama atlikti pirmiausiai. Tai naujų užsakymų siuntimas tiekėjams, „raudonuojančių“ prekių peržiūra, vėluojančių užsakymų patikrinimas, perteklinių pozicijų analizė ir galimi veiksmai. StockM sistema sukurta taip, jog maksimaliai efektyviai valdytų atsargas ir leistų darbuotojams kreipti dėmesį ten, kur tai duoda daugiausiai naudos. Nors StockM sistemoje atsargų valdymas remiasi TOC metodikos principais, prognozavimas gali būti naudojamas pirminių parametrų nustatymui ar būsimos akcijos/ sezono planavimui.

StockM sistemoje yra aiškiai atskirtos kasdieninio atsargų valdymo ir ateities planavimo funkcijos. Tokia struktūra leidžia pasinaudoti prognozavimu, bet nepadaryti kiekvieno kasdienio atsargų sprendimo priklausomo nuo prognozės, kuri gali nebeatitikti esamų paklausos ir tiekimo sąlygų.

TOC – kasdieniniam atsargų valdymui, prognozavimas – pasirengimui ateičiai

Daugelyje šaltinių galime rasti, jog TOC ir prognozavimas yra pateikiami kaip dvi konkuruojančios atsargų  valdymo metodikos. Ir didžiąja dalimi tai būtų tiesa, kadangi prognozavimas yra plačiai išplitęs ir naudojamas visam atsargų valdymui, tiek kasdieniniam, tiek ir ateities planavimui. Visgi klientai pastebi, jog su prognozavimu atsargų valdyme yra labai daug neapibrėžtumo ir nestabilumo, todėl patenkama į „uždaro rato“ ciklus, kai dalies prekių visada trūksta ir dalies per daug. TOC metodika tokį kasdieninį neapibrėžtumą puikiai išsprendžia atsargas valdydama pagal esamą situaciją ir siūlydama keisti buferius pagal realią paklausą. Buferių spalvos ir būsenos leidžia iš karto atkreipti dėmesį į tas prekes ir situacijas, kurios reikalauja dėmesio nedelsiant, todėl atsargų planuotojams nereikia tikrinti visų prekių ar bandyti spėlioti.

Vis dėlto yra situacijų, kur realios paklausos žinojimas neužtikrina sėkmės, pvz.: ateities planavimas – akcijos/ sezonai ir pan. Šiuo atveju vadovaujamės turimais praeities duomenimis ir tikimės, jog ir ateityje panašus scenarijus pasikartos, būtent tada į savo sprendimų priėmimą įtraukiame prognozavimą, kaip įrankį planuoti ateities įvykius.

Taigi mes nesupriešiname šių metodikų, mūsų klientai naudoja jas kaip viena kitos papildymą reikiamose situacijose.